Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?

Legen Sie den Beginn der Veranstaltung fest

Jede Veranstaltung muss ein Datum haben, damit sinnvolle Aussagen über die Verfügbarkeit von Räumen, Mitarbeitern und Ausrüstungsgegenständen gemacht werden können. Eine spätere Verschiebung ist möglich (vgl. Veranstaltung verschieben).

1. Geben Sie im obersten Teil des Veranstaltungsfensters direkt über das Eingabefenster oder mit Klick auf die Datumsauswahl ein Datum für den (ersten) Tag der Veranstaltung ein.
2. Für eine Mehrtagesveranstaltung* klicken Sie auf  neben der Datumsauswahl und wählen Sie Tag hinzufügen.
3. Geben Sie eine Uhrzeit für den Beginn der Veranstaltung ein, eine Zeitangabe für das Ende ist optional.

- schließen

Legen Sie den Status der Veranstaltung fest

Der Status von Veranstaltungen kann ausschlaggebend dafür sein, ob andere, überschneidende Aufträge oder Buchungen angenommen werden können oder nicht.

1. Wählen Sie rechts im obersten Teil des Veranstaltungsfensters aus der Auswahlliste den Status der Veranstaltung:
   
   Tendenz: Es gibt eine Kundenanfrage und ein unverbindliches Angebot
   
   Option: Es gibt eine Kundenanfrage und ein verbindliches Angebot
   
   Definitiv: Es gibt ein verbindliches Angebot und eine mündliche Zusage des Kunden
   
   Vertrag: Es gibt einen für beide Seiten verbindlichen Vertrag.
   
   Storno: Die Veranstaltung wurde vom Kunden abgesagt.
   
   Warteliste: Es gibt eine Kundenanfrage, aber die Durchführung kann wegen mangelnder Kapazitäten noch nicht zugesagt werden. Falls Kapazitäten frei werden, wird ein Angebot gemacht.
   
   Abgeschlossen: Die Veranstaltung wurde durchgeführt und abgerechnet.
   
   
2. Manche Statuseinstellungen müssen mit einem Statusdatum verbunden werden. Ab dem angegebenen Datum erscheint die Veranstaltung je nach Status im Kalender oder in der Wiedervorlage des Info Centers.

- schließen

Legen Sie eine Veranstaltung ohne Datum an

Erste Anfragen für Veranstaltungen kommen oft lange im Voraus, ohne dass der tatsächliche Termin schon wirklich festliegt. Um ein Angebot machen zu können, muss aber eine Veranstaltung angelegt werden. Wenn Sie diese als „Entwurf“ ohne festes Datum speichern, erscheint sie in diesem frühen Planungsstadium weder in Auswertungen noch in der Raumbelegung, um die weitere Planung nicht zu verfälschen oder zu behindern. Das im Entwurf angegebene Datum dient nur als Referenz, um Preise bzw. Abläufe ermitteln zu können.

1. Legen Sie eine neue Veranstaltung mit Datum an.
2. Wählen Sie mit Linksklick auf die Datumsauswahl > Entwurf [Datum noch offen].
3. Das Datum wird gelb hinterlegt und die Veranstaltung als Entwurf gespeichert.
4. Entwürfe erscheinen nicht in der Raumbelegung, in Auswertungen oder in der Standardsuche. Suchen Sie Veranstaltungen ohne Datum über Veranstaltungen > Suchen > Veranstaltungsentwürfe.
5. Wenn das Datum der Veranstaltung feststeht, entfernen Sie den Status „Entwurf“ mit einem weiteren Linksklick auf  Datumsauswahl > Entwurf [Datum noch offen] und geben Sie das tatsächliche Datum ein.

- schließen

Geben Sie die Veranstalteradresse an

Jede Veranstaltung muss mit einem verantwortlichen Veranstalter verknüpft sein.

1. Um eine vorhandene Adresse auszuwählen, geben Sie den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens des Veranstalters im Eingabefeld ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
   Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Krogau, Krombach.
2. Um alle vorhandenen Adressen aufzurufen, die die eingegebene Buchstabenfolge enthalten, aber nicht damit beginnen, geben Sie *Name ein. Die Suche ist phonetisch, findet also auch gleichlautende, anders geschriebene Namen.
   Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
3. Wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
4. Um einen neuen Veranstalter in der Datenbank anzulegen, geben Sie den Namen ein und klicken Sie bei Nachfrage auf Neue Adresse anlegen (vgl. „Wie lege ich eine neue Adresse an?“).
5. Um eine Veranstaltung anzulegen, die nicht mit einer Adresse in der Datenbank verknüpft ist, geben Sie den Namen des Veranstalters ein und klicken Sie auf Name festhalten.
   Hinweis: Eine Veranstaltung, die nicht mit einer Adresse in der Datenbank verknüpft ist, kann nicht verrechnet werden.
6. Um die Person anzugeben, die tatsächlich im Verlauf der Veranstaltung zuständig sein wird, geben Sie den Namen unter Ansprechpartner vor Ort ein.
   Bsp.: Die Vorbereitungen zur Veranstaltung werden von Frau Meyer koordiniert, die aber vor Ort von ihrer Kollegin vertreten wird.

Tipp: Um von der Veranstaltung direkt zur Veranstalteradresse zu kommen, klicken Sie Adresse suchen vor dem Veranstalternamen. Es öffnet sich ein kleines Infofenster mit den Kontaktdaten. Klicken Sie oben links auf Öffnen, um direkt zur Adresse zu springen.

- schließen

Bestimmen Sie den Anlass der Veranstaltung

Der Anlass entspricht dem Namen der Veranstaltung, unter dem sie in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird.

1. Wählen Sie über aus der erweiterbaren Auswahlliste den Anlass für die Veranstaltung oder geben Sie über Liste ändern einen neuen Anlass ein.
   Bsp.: Hochzeit, Kongress, Jubiläum
2. Geben Sie im Eingabefeld ggf. einen Zusatz zum Anlass an.
   Bsp.: 60. Geburtstag, 7. Jahrestagung der Turngesellschaft Weinstetten
3. Speichern Sie die neue Veranstaltung über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

- schließen

Wählen Sie Veranstaltungsräume aus

Unten auf der Basisseite der Veranstaltung finden Sie das Eingabefenster Räume mit verschiedenen Möglichkeiten zur Raumauswahl über den kleinen Pfeil rechts neben Neu. Um alle Räume mit Angaben zu Größe und Kapazität bei verschiedenen Bestuhlungsarten zu sehen, wählen Sie Raumliste. Die Raumliste gibt keine Auskunft über schon vorhandene Buchungen.

1. Um den Stammdatensatz mit allen Informationen zu einem Raum zu sehen, gehen Sie mit Rechtsklick auf den gewünschten Raum zum Kontextmenü und wählen Sie Öffnen. Alternativ markieren Sie den Raum mit Linksklick und Öffnen über die Werkzeugleiste.
2. Buchen Sie einen Raum für den Veranstaltungszeitraum durch Doppelklick auf eine Zeile. Das Datum und die Uhrzeit der offenen Veranstaltung sind bereits vorbelegt.
3. Wenn Sie mehrere Räume gleichzeitig buchen möchten, markieren Sie sie in der Liste klicken Sie auf Übernehmen.
4. Speichern Sie die Änderungen über .

Bereits bestehende Raumbuchungen sehen Sie am besten in der Raumbelegung. Oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters stellen Sie die jeweils sinnvolle Ansicht ein.

1. Wählen Sie Übersicht, um eine Übersicht aller Buchungen für alle Räume im eingestellten Zeitraum (1 bis 31 Tage) zu sehen. Buchen Sie einen Raum für die offene Veranstaltung durch Doppelklick auf die Zeile.
2. Wählen Sie Liste, um eine Auflistung aller Buchungen im eingestellten Zeitraum (1 bis 31 Tage) zu sehen. Buchen Sie einen Raum für die offene Veranstaltung durch Doppelklick auf die Zeile.
3. Wählen Sie Zeitstrahl, um eine Auflistung aller Buchungen im eingestellten Zeitraum (1 bis 31 Tage) mit stundengenauen Zeitangaben zu sehen. Alle wichtigen Informationen zu jedem einzelnen Raum erscheinen, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Raumnamen zeigen.
4. Filtern Sie mit auf bestimmte Raumgruppen, um die Ansicht übersichtlich zu halten.
5. Speichern Sie die Änderungen über .

Nicht immer entsprechen die Daten oder Zeiten der Gesamtveranstaltung auch genau denen für alle gebuchten Räume, deshalb können Räume einzeln angepasst werden.

1. Standardmäßig werden die für die Veranstaltung angegebenen Werte für Uhrzeiten und Personenzahlen in die Raumbuchung übernommen. Um diese Werte zu überschreiben und zu ergänzen, wählen Sie im Fenster Räume auf der Basisseite der Veranstaltung Indiv. Zeit und Pers..
2. Standardmäßig werden Rüstzeiten aus den Stammdaten der Räume übernommen. Um diese Werte zu überschreiben und zu ergänzen, wählen Sie im Fenster Räume auf der Basisseite der Veranstaltung Rüstzeiten.
3. Speichern Sie die Änderungen über .

Die Überbuchung von Räumen kann sinnvoll sein, beispielsweise um Veranstaltungen auf der Warteliste schon die richtigen Räumlichkeiten zuzuweisen. Trotzdem müssen die Überschneidungen rechtzeitig überprüft und beseitigt werden.

1. Um Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen zu finden, klicken Sie in der Veranstaltung im Raumbuchungsfenster auf Prüfen, wenn Überbuchungen für Ihren Betrieb überhaupt zulässig sind und/oder gemeldet werden sollen.
2. Beseitigen oder bestätigen Sie die Überbuchung.
3. Speichern Sie die Änderungen über .

- schließen

Übernehmen Sie Buchungsvorschläge

Die Buchungsvorschläge aus Adressen,  Artikeln oder  Räumen werden bei der Neuanlage von Veranstaltungen vorgeschlagen und können übernommen werden.

1. Sobald Sie einen Veranstalter zuweisen, für den Buchungsvorschläge vorhanden sind, erscheint ein Bearbeitungsfenster mit allen Buchungsvorschlägen oben rechts auf dem Bildschirm.
2. Sobald Sie einen Raum zuweisen, für den Buchungsvorschläge vorhanden sind, erscheint ein Bearbeitungsfenster mit allen Buchungsvorschlägen oben rechts auf dem Bildschirm.
3. Wenn Buchungsvorschläge zu verschiedenen Datensätzen vorhanden sind, erscheint der jeweils verknüpfte Datensatz rechts oben im Bearbeitungsfenster.
   Bsp.: Es gibt Buchungsvorschläge zu der Adresse, zu einem gebuchten Raum und zu einem gebuchten Artikel.
4. Wechseln Sie zwischen den Buchungsvorschlägen aus verschieden Datensätzen mit . Alle Buchungsvorschläge zu einem Datensatz erscheinen untereinander.
5. Öffnen Sie einen neuen oder vorhandenen Vorgang. Solange kein Vorgang ausgewählt ist, können die Vorschläge nicht übernommen werden.
6. Setzen Sie einen Haken vor den gewünschten Artikel und bestätigen Sie mit  Buchen.
7. Um alle Vorschläge zu einem Datensatz zu übernehmen, klicken Sie auf  und bestätigen Sie mit  Buchen.
8. Die Buchungsvorschläge werden in den gewählten Vorgang übernommen und für diese Veranstaltung aus der Liste entfernt.
9. Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie Buchen (Vorschlag behalten).

- schließen

Überspringen Sie Buchungsvorschläge

Die Buchungsvorschläge aus Adressen,  Artikeln oder  Räumen, die bei der Neuanlage von Veranstaltung oder Vorgang nicht direkt berücksichtigt werden, können zeitweise zurückgestellt und später gebucht werden, solange der Datensatz geöffnet bleibt. Alle Vorschläge werden aber spätesten durch Verlassen des Datensatzes abgelehnt.

1. Schliessen Sie das kleine Fenster mit den Vorschlägen mit Klick auf Schliessen oben rechts. Die Vorschläge bleiben erhalten, werden aber nicht direkt in einen Vorgang eingefügt.
2. In der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung erscheint ein neues Icon Buchungsvorschläge anzeigen.
3. Klicken Sie auf Buchungsvorschläge anzeigen, um zu einem späteren Zeitpunkt auf die vorgeschlagenen Artikel zurückzugreifen.
4. Alternativ rufen Sie zurückgestellte Vorschläge mit Rechtsklick >  Buchungsvorschläge anzeigen in der Artikelliste eines Vorgangs auf.
5. Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie Buchen (Vorschlag behalten).
6. Buchungsvorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn sie nicht vor Schliessen des Datensatzes gebucht werden.

- schließen

Lehnen Sie Buchungsvorschläge ab

Die Buchungsvorschläge aus Adressen,  Artikeln oder  Räumen können abgelehnt werden, damit sie nicht wieder beim Anlegen von neuen Vorgängen angeboten werden.

1. Wählen Sie die vorgeschlagenen Artikel im Eingabefenster mit Häkchen aus.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf  Buchungsvorschlag löschen.
3. Abgelehnte Vorschläge werden dann in dieser Veranstaltung nicht mehr über Buchungsvorschläge anzeigen angeboten.
4. Wenn keine offenen Vorschläge mehr vorhanden sind, verschwindet das Icon aus der Werkzeugleiste.
5. Alle Vorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn Sie die Veranstaltung schliessen.
6. Buchungsvorschläge zu Artikeln können in der Vorgangsartikelliste weiterhin über Rechtsklick > Buchungsvorschläge anzeigen aufgerufen werden.

- schließen

Legen Sie eine Veranstaltung aus der Raumbelegung an

Viele Mitarbeiter überprüfen als erstes, ob zum angefragten Termin überhaupt die gewünschten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Auch aus einer Raumbelegung heraus können Sie eine Veranstaltung anlegen.

1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter  Basis.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Veranstaltungen, und wählen Sie Raumübersicht.
3. Eine Auflistung der verfügbaren Räume öffnet sich als Übersicht, Liste oder Zeitstrahl. Speichern Sie Ihre bevorzugte Darstellungsart über oben rechts in der Werkzeugleiste des Eingabefensters als Standardsicht.
4. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Raum um entweder eine neue Veranstaltung oder eine Veranstaltung aus Vorlage anzulegen.
5. Folgen Sie denselben Schritten wie unter „Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?“ beschrieben.

Tipp: Wenn die gerade gebuchten Räume nicht in der Raumübersicht erscheinen, haben Sie die Veranstaltung noch nicht neu gespeichert. Speichern Sie und rufen Sie die Raumübersicht erneut auf, klicken Sie evtl. auf Aktualisieren.

- schließen

Sortieren Sie Veranstaltungen nach Gruppen

Eine Veranstaltung kann in einem Zusammenhang mit anderen Veranstaltungen stehen, die über die Zuordnung zu Gruppen deutlich wird.

1. Anlassgruppen bezeichnen die Art von Veranstaltung, um die es sich handelt. Weisen Sie die Veranstaltung einer Anlassgruppe zu, um statistische Auswertungen oder auch die Zuweisung von Vorlagen zu erleichtern.
2. Weisen Sie die Anlassgruppe über die  erweiterbare Auswahlliste zu.
3. Veranstaltungsgruppen fassen unterschiedliche Veranstaltungen zusammen, die gemeinsam angeboten, bestellt oder abgerechnet werden sollen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppen-Nr., um automatisch die Veranstaltungsnummer zur Gruppennummer zu machen.
5. Geben Sie diese Gruppennummer manuell bei den anderen Veranstaltungen ein, die gemeinsam verbucht werden sollen.

- schließen

Geben Sie eine abweichende Bestelleradresse eine

Manchmal ist der Besteller nicht zugleich der Veranstalter.

1. Um einen anderen Ansprechpartner in derselben Firma auszuwählen, klicken Sie auf Besteller und bestätigen Sie die Veranstalteradresse. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine andere Kontaktperson.
   Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird durch die Sekretärin in Auftrag gegeben, aber von der Verkaufsabteilung durchgeführt.
2. Um eine abweichende Bestelleradresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Namensfeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag.
   Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird durch die Agentur May in Auftrag gegeben.
3. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

- schließen

Geben Sie eine abweichende Rechnungsadresse ein

Manchmal soll die Rechnung an eine andere Person oder Firma geschickt werden.

1. Um einen anderen Ansprechpartner in derselben Firma auszuwählen, geben Sie den Namen des Veranstalters in das Eingabefeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine andere Kontaktperson.
   Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird von der Verkaufsabteilung durchgeführt, aber die Rechnung geht direkt an die Finanzabteilung.
2. Um eine abweichende Rechnungsadresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Eingabefeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
   Bsp.: Der Veranstalter ist eine Filiale vor Ort, die Rechnung geht aber an die Hauptstelle der Firma.
3. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

- schließen

Geben Sie eine abweichende Lieferadresse ein

Manchmal findet die Veranstaltung weder in den eigenen Räumlichkeiten noch am Firmensitz statt.

1. Um die Anschrift der Firma als Lieferort auszuwählen, klicken Sie auf Lieferadresse und bestätigen Sie die Veranstalteradresse. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
2. Um eine abweichende Lieferadresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Namensfeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
   Bsp.: Der Veranstalter ist eine Firma in Worms, die Lieferung geht aber an den Messestand in Frankfurt.
3. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

- schließen

Halten Sie erste Kundenwünsche fest

Je früher Kundenwünsche geäußert und festgehalten werden, desto einfacher ist es, sie zu erfüllen.

1. Halten Sie auf der Basisseite der Veranstaltung unter Erste Absprache interne Informationen für Mitarbeiter fest. In diesem Feld erscheint auf Nachfrage auch die Information aus dem Feld Info Veranstaltung aus der Veranstalteradresse.
   Bsp.: Die Information, dass der Veranstalter sich eine bestimmte Dekoration wünscht, wird in der Ersten Absprache festgehalten.
2. Im Feld Vereinbarung werden besondere Wünsche für Kundenausdrucke niedergelegt.
   Bsp.: Eine Festlegung bezüglich des Veranstaltungsendes gehört in die Vereinbarung.
3. Wenn die Veranstaltung für eine bestimmt Person wie ein Brautpaar, eine Konfirmandin oder einen Jubilar ausgerichtet wird, halten Sie im Feld Für wen den oder die Namen fest, um sie später auf Ausdrucken verwenden zu können.
4. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

- schließen

Bestimmen Sie interne Zuständigkeiten

Weisen Sie die Veranstaltung einem verantwortlichen Mitarbeiter zu.

1. Wählen Sie auf der Basisseite der Veranstaltung aus der Auswahlliste den verantwortlichen Bearbeiter für die Veranstaltung. Standardmäßig ist das Feld mit dem Benutzer vorbelegt, der die Veranstaltung anlegt, diese Einstellung kann aber überschrieben werden.
2. Weisen Sie ggf. einen unterschriftsberechtigten Mitarbeiter zu, der nicht notwendigerweise Bp Event-Benutzer sein muss.

- schließen

Legen Sie allgemeine Preisinformationen fest

Preisentscheidungen können für jeden gebuchten Artikel, aber auch die gesamte Veranstaltung getroffen werden.

1. Wählen Sie eine Preisschiene für die Veranstaltung, die auf alle gebuchten Artikel angewendet wird.
2. Geben Sie im Feld Rabatt eine Prozentzahl für Rabatte oder Aufschläge, die für die gesamte Veranstaltung gilt. Aufschläge werden als negative Zahlen (-15), Preisnachlässe als positive Zahlen (15) angegeben.
   Bsp.: Der Veranstalter bekommt als Stammgast 10% Nachlass auf alle Leistungen.
3. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

- schließen