Adressen

Details: Geschrieben von Sylke Helbing; Hauptkategorie: Anleitungen Anwender; Kategorie: Adressen; Veröffentlicht: 29. Dezember 2015; Zuletzt aktualisiert: 17. Dezember 2019; Zugriffe: 9382

Ihr Unternehmen steht mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern, Privatpersonen oder Behörden in Beziehung: begonnen bei den eigenen Mitarbeitern und Kunden, über die Lieferanten und Dienstleister bis zu Verwaltungsbehörden, Agenturen oder Kreditanstalten. Einige davon sind Einzelpersonen, andere haben feste oder wechselnde Ansprechpartner, mehrere Niederlassungen, diverse Zweigstellen. Sie brauchen für eine effiziente Kommunikation jederzeit aktuelle Namen, Firmenzugehörigkeiten, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, um nur die Grunddaten zu nennen. Deutlich hilfreicher ist es allerdings, auch weiterführende Informationen zu Kontakten griffbereit abspeichern zu können, um ohne Verzögerung alle wesentlichen Daten einsehen zu können – Auswertungen, Kundenbewertungen, frühere Kontakte, Datennutzungsthemen oder Anreisewege.

Das Alles und noch viel mehr leistet die Funktion Adresse Adressen, die Sie auf dem Reiter Basis Basis des Bp Event finden. Weil der reibungslose Zugang zu Adressdaten für jedes erfolgreiche Unternehmen essentiell ist, gehört die Adressverwaltung zur Grundausstattung des Bp Event und ist das Kernstück der ganzen Anwendung.

Details: Geschrieben von Sylke Helbing; Hauptkategorie: Anleitungen Anwender; Kategorie: Adressen; Veröffentlicht: 29. Dezember 2015; Zuletzt aktualisiert: 31. Oktober 2018; Zugriffe: 5438

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Öffnen Sie eine neue Adresse

Um eine Adresse anzulegen, sind ein Name, eine Adresskategorie und entweder ein Ort oder die E-Mail-Adresse unbedingt erforderlich, weitere Angaben sind optional. Die Pflichtfelder erkennen Sie in der Regel daran, dass sie unterstrichen sind.

Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis.
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Adressen und wählen Sie Neuanlage.
Die Basisseite der Adresse öffnet sich.

Geben Sie einen Namen für eine Privatadresse ein

Unter Privatadressen versteht man die Adressen von Privatkunden, Mitarbeitern oder anderen Einzelpersonen. Sie unterscheiden sich von Geschäftsadressen darin, dass sie Namensfelder anders verwenden, anderen Kategorien zugeordnet werden, und meistens keine Ansprechpartner haben.

Geben Sie den Familiennamen im Feld Name ein.
Füllen Sie die Anrede, ggf. einen Titel und den Vornamen aus, um Briefanrede und Adressfenster zu vervollständigen.
Verwenden Sie die Felder Name 2 und Name 3 zur Ergänzung von langen Namen.

Geben Sie einen Namen für eine Geschäftsadresse ein

Geschäftsadressen unterscheiden sich darin von Privatadressen, dass Sie Namensfelder anders verwenden, anderen Kategorien zugeordnet werden, und mehrere Ansprechpartner haben können. Auch die Pflege von Kundenkontakten läuft für Firmenadressen über die Ansprechpartner.

Geben Sie im Feld Name den Firmennamen ein.
Verwenden Sie die Felder Name 2 und Name 3 zur Ergänzung von langen Firmennamen, für Namenszusätze oder Abteilungen.
Hinweis: Benutzen Sie für Firmenadressen nie die Felder Anrede, Titel oder Vorname, die in der Briefanrede und im Adressfenster vor den Namen gesetzt werden.
Legen Sie einen Betriebsstandard für Firmennamen fest, um die Suche und Auswertung zu erleichtern.
Bsp.: Bestimmen Sie vor Anlage der Daten, ob „Hotel“ als Teil des Namens gesetzt werden soll oder nicht.

Prüfen Sie auf bereits vorhandene Datensätze

Schon bei der Eingabe einer neuen Adresse möchten Sie vermeiden, sich unnötige Arbeit zu machen und die Datenbank mit doppelten Datensätzen zu füllen.

Klicken Sie auf Dublettensuche rechts vom Namensfeld, um eine Liste aller gleich- oder ähnlich lautenden, schon vorhandenen Namen angezeigt zu bekommen.
Wenn der Name bereits vorhanden ist, wählen Sie die Adresse mit Doppelklick oder Übernehmen.
Wenn der Name nicht auf der Liste vorhanden ist, schließen Sie das Auswahlfenster über oben rechts, und fahren Sie mit der Neuanlage fort.

Wählen Sie eine oder mehrere Kategorien

Über Adresskategorien können Sie Suchanfragen und Auswertungen filtern.

Weisen Sie der Adresse mindestens eine Kategorie zu, indem Sie eines der Auswahlkästchen rechts von der Anschrift anhaken.
Sie können auch mehrere Kategorien auswählen.
Bsp.: Eine Adresse gehört sowohl in die Kategorie Firmenadresse als auch Lieferant.
Die Kategorien einer Adresse können jederzeit geändert werden.

Geben Sie Kontaktdaten ein

Neben den Minimalanforderungen der Pflichtfelder gibt es weitere Felder für Informationen, die Ihre Kundenkommunikation erleichtern können.

Entweder ein Ort oder eine E-Mail-Adresse sind zum Anlegen unbedingt erforderlich.
Füllen Sie – sofern Sie diese haben und brauchen - weitere Adressfelder und Kommunikationsdaten aus.
Hinweis: Legen Sie einen Betriebsstandard für die Schreibweise von Anschriften und Telefonnummern fest.
Bp Event schlägt aus den vorhandenen Daten eine passende Briefanrede vor. Überprüfen Sie, ob der automatisch erstellte Vorschlag sinnvoll und korrekt ist, oder geben Sie über die erweiterbare Auswahlliste eine eigene Anrede ein.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).

Weisen Sie Stichwörter zu

Wenn Sie einer Adresse ein Merkmal zuweisen möchten, das nicht in die vorgegeben Kategorien passt, verwenden Sie die flexibleren Stichwörter, die zusätzlich mit Datum versehen werden können.

Geben Sie oben rechts im Adressfenster weitere Stichworte ein, mit denen Sie die neue Adresse kennzeichnen möchten. Über die Erweiterte Suche können Sie später Adressen auch nach Stichwort finden.
Wählen Sie Neu für eine freie Eingabe oder wählen Sie einen Wert aus der erweiterbaren Auswahlliste. Die Verwendung der Auswahlliste stellt die Vergleichbarkeit von Einträgen sicher.
Die Stichworte haben ein Datum, das automatisch mit dem Tag des Eintrags vorbelegt ist. Es kann aber manuell überschrieben werden.
Stichwörter können unbegrenzt hinzugefügt und auch wieder gelöscht werden.
Nutzen Sie Stichwörter beispielsweise, indem Sie bei Versendung oder Druck von Serienbriefen oder E-Mails automatisch ein Stichwort zuweisen lassen (vgl. "Wie schreibe ich einen Serienbrief?).
Speichern Sie die Änderungen über oben links im Eingabefenster.

Legen Sie neue Adressen in Serie an

Wenn auf einen Schlag viele Adressen nacheinander manuell eingegeben werden müssen, erleichtert die Serien-Neuanlage die Arbeit.

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Adressen, und wählen Sie Serien-Neuanlage. Die Basisseite einer neuen Adresse öffnet sich.
Geben Sie wie beschrieben die Daten der Adresse ein und gehen Sie auf Speichern und schließen (Strg+Umschalt+S). Ein neues leeres Eingabefenster für die nächste Adresse öffnet sich.
Um die Serien-Neuanlage zu beenden, schließen Sie eine neue Adresse ohne Eingabe.

Legen Sie einen Buchungsvorschlag für eine Adresse an

Hinterlegen Sie Buchungsvorschläge bei Kunden, die häufig ein bestimmtes Arrangement oder bestimmte Artikel bestellen.
Beispiel: Herr Müller bestellt immer ein Glas Veuve Clicquot zum Aperitif.

Um einer Kundenadresse Buchungsvorschläge zu hinterlegen, klicken Sie in der linken Navigation der Adresse auf Buchungsvorschlag.
Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu und geben Sie den Namen des Artikels bei Suchwörter ein.
Alternativ nutzen Sie die Suche über die Artikelgruppe.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Artikel suchen.
Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg Taste und Linksklick und Übernehmen die Auswahl.
Setzen Sie den Haken in der ersten Spalte, um einen Buchungsvorschlag standardmäßig zur Buchung in Vorgänge auszuwählen (Vorbelegung).
Speichern Sie die Eingabe über .

Details: Geschrieben von Sylke Helbing; Hauptkategorie: Anleitungen Anwender; Kategorie: Adressen; Veröffentlicht: 29. Dezember 2015; Zuletzt aktualisiert: 02. April 2020; Zugriffe: 5154

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Ändern Sie Adressen oder Ansprechpartner

Vorhandene Adressdaten müssen ständig gepflegt und aktualisiert werden.

Um kleinere Änderungen oder zusätzliche Informationen einzugeben, öffnen Sie eine vorhandene Adresse und machen Sie die Eingaben.
Um wichtige Änderungen wie beispielsweise einen neuen Firmennamen oder eine neue Anschrift vorzunehmen, markieren Sie den alten Datensatz als nicht aktiv und legen Sie einen neuen Datensatz an. Legen Sie ggf. die beiden Adressen zusammen (vgl. „Legen Sie Adressen und Ansprechpartner zusammen“).
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).