Kommunikation: Briefe, E-Mails und Interne Nachrichten

Details: Geschrieben von Sabine Bauer; Hauptkategorie: Anleitungen Anwender; Kategorie: Kommunikation: Briefe, E-Mails und Interne Nachrichten; Veröffentlicht: 29. Dezember 2015; Zuletzt aktualisiert: 06. November 2019; Zugriffe: 3217

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Legen Sie neue Übersetzungen an

Neue Übersetzungen können mit entsprechender Berechtigung sowohl direkt im Wörterbuch als auch während der Übersetzung selbst hinzugefügt werden werden.

Gehen Sie auf dem Reiter Einrichtung > Übersetzungen > Wörterbuch und wählen Sie die gewünschte Sprache aus.
Geben Sie im Feld Suchwörter das Wort in Originalsprache ein, um sich vorhandene Übersetzungen anzeigen zu lassen.
Klicken Sie auf Neu, um eine neue Übersetzung einzugeben. In den Bemerkungsfeldern hinterlegen Sie Hinweise beispielsweise zum genauen Verwendungskontext oder der Quelle der Übersetzung.
Übersetzungen können für einzelne Wörter, zusammengesetzte Begriffe oder Phrasen eingegeben werde.
Schließen Sie mit Speichern.
Genauso fügen Sie während der Übersetzung von Artikeltexten oder Textvorlagen neue Vokabeln direkt in das Wörterbuch ein.

Exportieren und importieren Sie Übersetzungen

Zur leichteren Pflege werden Listen von Übersetzungen im CSV-Format exportiert und importiert.

Öffnen Sie das Wörterbuch über Einrichtung > Übersetzungen > Wörterbuch und wählen die Zielsprache aus.
Klicken Sie auf Übersetzungen aus dem eigenen Wörterbuch exportieren und wählen Sie den gewünschten externen Ablageort.
Öffnen Sie die CSV-Datei, bearbeiten und speichern Sie die Daten.
Klicken Sie im Wörterbuch auf Übersetzungen in das eigene Wörterbuch importieren und wählen Sie die gewünschte externe Datei.
Neue und auch geänderte Einträge werden als neue Übersetzungen übernommen.
Um alte Übersetzungen zu entfernen, wählen Sie die Übersetzung aus und klicken Sie auf Löschen.

Weisen Sie einer Adresse oder Kontaktperson eine Fremdsprache zu

Für ganze Adressen oder einzelne Kontakpersonen können unterschiedliche Sprachen sowohl für den mündlichen als auch schriftlichen Kontakt angegeben werden. Die Sprache für neue Briefe oder E-Mails ist dann automatisch vorbelegt.

Geben Sie unter Adresse > Basis > Kommunikation eine Sprache für die Adresse ein.
Geben Sie unter Adresse > Ansprechpartner > Kommunikation eine abweichende Sprache für einen Ansprechpartner ein.
Die vorgeschlagenen mündlichen und schriftlichen Anreden ändern sich automatisch.

Weisen Sie Briefen oder E-Mails eine Fremdsprache zu

Briefe oder E-Mails können unabhängig von der Sprache der Adressaten eine Fremdsprache zugewiesen bekommen.

Öffnen Sie über Brief/E-Mail > Neu oder aus einem anderen Datensatz eine neue Korrespondenz.
Wenn die Fremdsprache nicht bereits auf Grund der Adresse vorbelegt ist, wählen Sie auf der Werkzeugleiste des Reiters Text aus der Auswahlliste Sprache die gewünschte Fremdsprache.
Textvorlagen werden automatisch in der Fremdsprache angeboten, wenn eine Übersetzung vorhanden ist.
Wichtig: Sofern es keine Übersetzung gibt, wird das deutsche Original aufgerufen.
Wenn Sie keine passende Textvorlage verwenden, fügen Sie mit Unterstützung des Wörterbuchs eigene Texte in den Brief oder die E-Mail ein (vgl. "Fügen Sie Übersetzungen bzw. Wörterbuchbezüge ein").
Wählen Sie bei der Abfrage nach eventuell vorhandenen Anhängen entweder Passend zur Zielsprache, oder wählen Sie die Anhänge über Auswahl individuell aus.

Fügen Sie Übersetzungen ein

Übersetzen Sie nur echten Text in der Vorlage, keine Datenbankbezüge. Angebots- oder Artikeltexte, die aus Datenbankbezügen stammen, ergänzen Sie in den jeweiligen Artikeln (vgl. „Legen Sie fremdsprachige Artikeltexte an“).

Lassen Sie sich im Brief über die Werkzeigleiste des Reiters Text die Referenzen anzeigen, um die Datenbankbezüge von reinem Text unterscheiden zu können.
Markieren Sie den zu übersetzenden Text und klicken Sie in der Werkzeugleiste des Reiters Text auf Übersetzung einfügen.
Markieren Sie im Feld Übersetzungstext das Wort oder den zusammengesetzten Begriff, für den Sie einen Übersetzungsvorschlag brauchen, oder geben Sie den Begriff direkt im Feld Suchwörter ein.
Wählen Sie mit Doppelklick die beste der vorgeschlagenen Übersetzungen aus oder geben Sie über Neu eine neue Übersetzung ein.
Speichern Sie den Brief oben links.

Fügen Sie Wörterbuchbezüge ein

Übersetzungen können auch als Bezüge zum eigenen Wörterbuch eingegeben werden. Wenn sich die genehmigte Übersetzung eines Originaltextes ändert, muss nicht jede Vorlagenübersetzung einzeln nachkorrigiert werden, sondern nur der Entrag im Wörterbuch.

Klicken Sie auf Referenzen anzeigen, um die Datenbankbezüge von reinem Text unterscheiden zu können.
Markieren Sie den zu übersetzenden Text und klicken Sie in der Werkzeugleiste des Vorlagendokumentes auf Übersetzung öffnen > Wörterbuchbezug einfügen.
Um am Satzanfang die Großschreibung der Übersetzung sicherzustellen, wählen Sie Wörterbuchbezug einfügen (Großschreibung).

Überprüfen Sie die Qualität von Wörterbuchbezügen in der Vorlage

Bei längeren Textvorlagen kann es schwierig werden, die Qualität der automatischen Übersetzungen sicherzustellen. Dabei hilft die automatische Prüfung der Einträge, die als Wörterbuchbezug eingefügt wurden.
Hinweis: Übersetzungen, die als Text eingefügt wurden, werden hierbei nicht erfasst.

Öffnen Sie unter Einrichtung > Übersetzungen > Prüfung das Anzeigefenster.
Wählen Sie aus, welche Wörterbuchbezüge Sie angezeigt bekommen möchten:
die Bezüge, für die keine Übersetzung gefunden wurde
die Bezüge, für die nur eine unvollständige Übersetzung gefunden wurde
die Bezüge, für die eine einhundertprozentig passende Übersetzung gefunden wurde
Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Öffnen Sie erst danach die gewünschte Textvorlage in der richtigen Sprache.
Im Ergebnisfenster sehen Sie die gefunden Bezüge in der Reihenfolge des Auftretens.
Sortieren Sie die Ergenisse alphabetisch oder kopieren Sie sie zur besseren Bearbeitung in die Zwischenablage.
Lassen Sie sich über Details anzeigen, in welcher Vorlage oder Formel die Referenz erscheint.
Korrigieren und ergänzen Sie die Wörterbuchbezüge und rufen Sie die Textvorlage noch einmal auf.

Prüfen Sie die Rechtschreibung

Für Textfelder und Textdokumente (Briefe, Datenblätter) ist eine Rechtsschreibprüfung möglich.

Eine automatische Rechtschreibprüfung ist standardmäßig für Textfelder aktiviert, kann aber unter Optionen > Einstellungen deaktiviert werden. Wenn der Cursor in einem Textfeld steht, werden bei automatische Prüfung alle Wörter, die nicht im Wörterbuch vorhanden sind, mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnet.
Eine manuelle Rechtschreibprüfung ist auch dann möglich, wenn die automatische Prüfung deaktiviert wurde.
Öffnen Sie dafür das Textdokument (Brief, E-Mail), das Sie prüfen möchten, und setzen Sie den Cursor mit Linksklick in das Dokument oder Textfeld.
Hinweis: In der Vorschau oder in der HTML-Ansicht ist die Rechtschreibprüfung nicht möglich.
Drücken Sie F7.
Im Dialogfenster werden nacheinander die Wörter angezeigt, die nicht im verknüpften Wörterbuch vorhanden sind.
1. Wenn das Wort richtig ist, klicken Sie auf Lernen, um das Wort zum Wörterbuch hinzuzufügen.
2. Wenn das Wort falsch ist, wählen Sie mit Doppelklick eine der vorgeschlagenen Korrekturen aus oder geben Sie eine eigene ein und und klicken Sie Ersetzen oder Immer ersetzen.
Speichern Sie das Dokument oder den Datensatz.