Perfekte Zeitplanung ist das A und O der Veranstaltungsorganisation. Alle Informationen, egal wann, wo und von wem sie aufgenommen wurden, müssen im wesentlichen Moment verfügbar sein. Mitarbeiter, Material, Unterlagen zur richtigen Zeit am richtigen Ort - anders geht es nicht. Deshalb führt das infocenter Info Center des Bp Event alle wichtigen Details einer Veranstaltung, eines Tages oder einer Benutzergruppe übersichtlich sortiert und abrufbar zusammen. Die Basisversion der Anwendung bietet die unverzichtbaren Elemente Kalender, Wiedervorlage, raeume Raumübersicht und ok Aktivitäten, kann aber mit Modulen wie termine Termine oder Dienstplaner Dienstplaner in ihrer Funktionalität noch deutlich erweitert werden.

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Je nach Aufgabenbereich oder konkretem Anliegen können verschiedene Kalenderdarstellungen sinnvoll sein.

  1. Gehen Sie über den Schnellzugriff links auf der Funktionsleiste zum  infocenter Info Center. Der Reiter Kalender öffnet sich.
  2. Legen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Zeitraum auf ein bis sieben Tage fest.
  3. Wählen Sie ganz links in der horizontalen Werkzeugleiste Ihre bevorzugte Ansicht:
    1. Die Kalender 15 Kalenderansicht zeigt wie ein gebräuchlicher Tischkalender einen Tag pro Spalte, mit Stundenangaben in 30-Minuten-Intervallen. Ganztägige Einträge erscheinen ganz oben in der Spalte. Die verschiedenen Datenquellen werden gruppiert und nebeneinander gezeigt.
    2. In der cal view timeline Zeitstrahlansicht sind sowohl die Tage als auch die Stunden horizontal nebeneinander angeordnet. Die verschiedenen Datenquellen erscheinen gruppiert und untereinander.
    3. In der cal view list Kalenderliste werden Tage und Zeiten in einer Spalte chronologisch sortiert, jeweils beginnend mit ganztägigen Einträgen.
    4. Die cal view days Tage-Tabelle zeigt alle Einträge sortiert nach Datenquelle mit einer Spalte pro Tag. Die Zeitangaben finden sich in den einzelnen Einträgen.
    5. Die cal view months Monatsübersicht zeigt alle Einträge für einen Kalendermonat in sieben Spalten. Pro Tag finden sich alle gewählten Datenquellen in chronologischer Reihenfolge. Die genauen Uhrzeiten und die Art der Datenquelle sind im Einzeleintrag ersichtlich.

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Der Kalender ist der erste und einzige unlöschbare Reiter des infocenter Info Centers. Es kann aber eine beliebige Anzahl weiterer Reiter mit unterschiedllichen Daten und in verschiedenen Formaten hinzugefügt werden.

  1. Gehen Sie zu dem zweiten Reiter Mehr…. des Info Centers rechts neben dem Reiter Kalender. Es öffnet sich eine Liste mit allen weiteren vorhandenen Reitern.
  2. Fügen Sie mit neu Neuanlage über das Aufklappmenü und die sich ggf. öffnende Suche einen neuen Reiter ein.
  3. Um Reiter zu löschen, wählen Sie in der Liste den gewünschten Reiter aus und gehen Sie zu Entfernen Löschen.

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Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollten Sie sich nur die Informationen in der Wiedervorlage anzeigen lassen, die für Sie von Bedeutung sind. Die Wiedervorlage ist immer chronologisch sortiert, mit je einer Spalte pro Datenquelle.

  1. Öffnen Sie in der horizontalen Leiste über der Wiedervorlage mit Klick auf datei Datenquellen das Aufklappmenü. Hier werden andere Datenquellen angeboten als im Kalender.
  2. Markieren Sie mit gedrückter Strg-Taste alle gewünschten Datenquellen, und klicken Sie auf ok Übernehmen.
    Bsp.: Lassen Sie sich nur Kontaktnotizen und Geburtstage anzeigen.

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Die Raumbelegung ermöglicht einen schnellen Überblick über freie und gebuchte Räume.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil  expand neben Veranstaltungen, und wählen Sie raeume Raumbelegung.
  3. Die Basisseite der Raumübersicht öffnet sich mit dem aktuellen Datum.
  4. Die Raumbelegung öffnet sich als Übersicht, Liste oder Zeitstrahl. Wählen Sie die Sicht oben links in der horizontalen Leiste des Fensters.

a. Wählen Sie raeume Übersicht (Shift+F5), um eine karteikartenähnliche Übersicht aller Buchungen für alle Räume zu sehen. Die verschiedenen Raumgruppen sind farblich  gekennzeichnet.

b. Wählen Sie Liste Liste (Shift+F7), um eine Auflistung aller Buchungen zu sehen. Sowohl verschiedene Raumgruppen als auch unterschiedlicher Veranstaltungsstatus sind farblich gekennzeichnet.

c. Wählen Sie va raumplan Zeitstrahl (Shift+F6), um eine Auflistung aller Buchungen mit stundengenauen Zeitangaben zu sehen. Alle wichtigen Informationen zu jedem einzelnen Raum erscheinen, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf den Raumnamen zeigen. Sowohl verschiedene Raumgruppen als auch unterschiedlicher Veranstaltungsstatus sind farblich gekennzeichnet.

Hinweis: Raumdetails werden nur angezeigt, wenn sie bei Administration Administrationraeume Räume angegeben sind.

 

 

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