Wie verwende ich Verzeichnisse?

Öffnen Sie ein neues Verzeichnis

Wenn Sie für sich selbst oder Ihren Betrieb Dokumente, Datein oder Datensätze zu einem Thema strukturiert ablegen wollen, legen Sie ein neues  Verzeichnis an.

1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den linken Reiter Basis.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Verzeichnisse, und wählen Sie  Neuanlage. Die Basisseite des Verzeichnisses öffnet sich.
3. Geben Sie den Namen des Verzeichnisses an. Je präziser der Name formuliert ist, desto besser sind die Inhalte wiederzufinden und zuzuordnen.
4. Speichern Sie das neue Verzeichnis über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

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Fügen Sie neue Objekte in das Verzeichnis ein

Fügen Sie die gewünschten Objekte in das Verzeichnis ein.

1. Gehen Sie mit Linksklick in der Werkzeugleiste des Eingabefensters auf die Neuanlage.

a. Wählen Sie  Ordner um den Inhalt des Verzeichnisses noch weiter zu untergliedern.

b. Wählen Sie  Textverarbeitung, um ein neues Textdokument zu öffnen.

c. Wählen Sie  Rechenblatt, um eine neue Kalkulationstabelle zu öffnen.

d. Wählen Sie  Bild, um ein Bild aus der Datei oder aus der Zwischenablage zu öffnen.

e. Um weitere Daten, Sichten oder Verknüpfungen einzufügen, wählen Sie die gewünschten Daten im Auswahlfeld.

2. Speichern Sie das neue Verzeichnis über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

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Berechtigen Sie andere Benutzer für das Verzeichnis

Vergeben Sie an andere Bp Event-Benutzer die gewünschten Berechtigungen an dem neuen Verzeichnis.

1. Berechtigen Sie unter Änderungsrecht aus der Auswahlliste alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder nur einzelne Benutzer dazu, Verzeichnisobjekte hinzuzufügen oder zu entfernen.
2. Berechtigen Sie unter Leserechte aus der Auswahlliste alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder nur einzelne Benutzer dazu, Verzeichnisobjekte anzusehen.
3. Berechtigen Sie unter Bemerkungsänderungsrecht aus der Auswahlliste alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder nur einzelne Benutzer dazu, Bemerkungen hinzuzufügen oder zu entfernen.
4. Aktivieren Sie In allen Benutzerfavoriten anzeigen, um das Verzeichnis unternehmensweit in allen Favoritenlisten anzeigen zu lassen, ohne dass der einzelne Benutzer dies aktiv einfügen oder löschen kann.
5. Speichern Sie das neue Verzeichnis über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

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Vergeben Sie Stichwörter für Verzeichnisobjekte

Stichwörter, die den Verzeichnisobjekten zugewiesen werden sollen, werden im Verzeichnis selbst angelegt.

1. In einem neuen Verzeichnis geben Sie die Stichwörter im Kästchen oben rechts ein.
2. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie erst über die Schaltfläche in der Werkzeugleiste in den Bearbeitungsmodus, um die Stichwörter eingeben zu können.
3. Markieren Sie das gewünschte Verzeichnisobjekt, um ein Stichwort zuzuweisen.
4. Aktivieren Sie in der horizontalen Werkzeugleiste die Detailansicht.
5. Öffnen Sie mit Linksklick auf eine Liste der vorhandenen Stichwörter.
6. Markieren und Übernehmen Sie die gewünschten Stichwörter.
7. Innerhalb eines Verzeichnisses können Sie nach Objekten mit Stichwörtern suchen.

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