Wie schreibe ich eine E-Mail?

Geben Sie einen Empfänger an

Geben Sie eine vorhandene Empfängeradresse an.

1. Um eine bestehende Adresse auszuwählen, geben Sie den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens im Eingabefeld ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
   Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Krogau, Krombach.
   Tipp: Um von dem Brief direkt zur Empfängeradresse zu kommen, klicken Sie Adresse suchen vor dem Empfängernamen. Es öffnet sich ein kleines Infofenster mit den Kontaktdaten. Klicken Sie oben links auf Öffnen, um direkt zur Adresse zu springen.
2. Um alle vorhandenen Adressen aufzurufen, die die eingegebene Buchstabenfolge enthalten, aber nicht damit beginnen, geben Sie *Name ein. Die Suche ist phonetisch, findet also auch gleichlautende, anders geschriebene Namen.
   Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
3. Wählen Sie aus der angebotenen Liste mit Doppelklick die gewünschte Adresse aus, oder markieren Sie sie und klicken Sie auf  Übernehmen.
4. Wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.

In der E-Mail kann eine neue Adresse angelegt werden.

1. Geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.
2. Wenn kein ähnlicher Name in der Datenbank vorhanden ist, bestätigen klicken Sie auf Nachfrage Neue Adresse anlegen (vgl. „Wie lege ich eine neue Adresse an?“).
3. Wenn eine Liste ähnlicher Namen zur Auswahl angeboten wird, wählen Sie keinen davon aus sondern gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu und legen Sie die neue Adresse an.

Eine E-Mail kann auch an einen Empfänger geschrieben werden, der nicht als Adresse vorhanden ist.

1. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Feld An ein.
2. Sie finden die E-Mail über Briefe / E-Mails > Suchen > Ohne Adresse abgelegte/gesendete E-Mails.

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Geben Sie mehrere Empfänger an

Für eine E-Mail können spontan weitere Empfänger angegeben werden.
Hinweis: Adressen, die im Feld An oder Kopie (Cc) aufgeführt werden, sind für alle anderen Empfänger sichtbar. Empfänger von Blindkopien (Bcc) sind für die anderen E-Mail-Empfänger nicht zu sehen.

1. Geben Sie im Feld An, Kopie (Cc) und Blindkopie (Bcc) weitere E-Mail-Adressen ein.
2. Trennen Sie die Adressen jeweils mit Semikolon (;).
3. Vergrößern Sie ggf. das Eingabefeld über  rechts neben dem Feld.

In einer Empfängerliste können sowohl Adressen und Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse als auch unverknüpfte E-Mails aufgeführt werden.

1. Klicken Sie auf rechts neben dem Eingabefeld An, um eine Empfängerliste zu öffnen.
2. Fügen Sie über >   in der Datenbank vorhandene Adressen ein. Es werden nur solche Adressen angeboten, für die eine E-Mail-Adresse angegeben ist.
3. Fügen Sie über >  eine Zeile für die manuelle Eingabe einer unverknüpften E-Mail-Adresse ein.
4. Wählen Sie aus, welche der Adressen Empfänger, Empfänger von Kopien oder Blindkopien sind.

Über Verteilerlisten erreichen Sie Gruppen von Empfängern, die häufig dieselbe Information brauchen. Verteilerlisten können Sie für E-Mails oder interne Nachrichten verwenden.

1. Klicken Sie auf > rechts neben dem Feld An, um eine Verteilerliste zu öffnen.
2. Die in der Verteilerliste vorhandenen E-Mails werden automatisch in die Empfängerliste übernommen und behalten den Status (An, Cc, Bcc), den sie dort zugewiesen haben.
3. Stellen Sie Verteilerlisten unter Kommunikation > Verteilerlisten > Neuanlage zusammen.

Wenn die Empfänger Ihrer E-Mails wechseln, aber regelmäßig dieselben Adressen für Kopien oder Blindkopien gebraucht werden, können diese über eine Auswahlliste aufgerufen werden.

1. Klicken Sie auf Favoriten rechtes neben dem Feld Cc oder Bcc, um eine Verteilerliste zu öffnen.
2. Wählen Sie die gewünschte E-Mail durch Doppelklick aus.
3. Wählen Sie mehrere Adressen mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste. Gehen Sie auf Übernehmen oben links im Auswahlfenster.
4. Wählen Sie die gesamte Liste mit Liste auswählen oben rechts im Auswahlfenster.

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Geben Sie einen Betreff ein

Der Betreff entspricht dem Namen des Briefes, unter dem er in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird. Außerdem wird er je nach verwendeter Briefvorlage ggf. im Brief selbst aufgeführt.

1. Um einen häufig verwendeten Betreff anzugeben, wählen Sie über  aus der erweiterbaren Auswahlliste einen Eintrag aus oder geben Sie über Liste ändern einen neuen Betreff ein.
2. Um einen frei gewählten Betreff anzugeben, schreiben Sie in das Eingabefeld.
3. Speichern Sie den neuen Brief unter der Empfängeradresse über .

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Geben Sie den Text ein

Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Eingabebereich für den Brief selbst. Wenn Sie keine Vorlage verwenden, geben Sie hier Ihren Text ein.

1. Gehen Sie auf den Reiter  Text.
2. Geben Sie Ihren Brieftext ein oder kopieren Sie Text aus anderen Dokumenten.
3. Formatieren Sie den Text über die üblichen Instrumente zur Textverarbeitung in der horizontalen Werkzeugleiste.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

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Prüfen Sie die Rechtschreibung

Für Textfelder und Textdokumente (Briefe, Datenblätter) ist eine Rechtsschreibprüfung möglich.

1. Eine automatische Rechtschreibprüfung ist standardmäßig für Textfelder aktiviert, kann aber unter  Optionen >  Einstellungen deaktiviert werden. Wenn der Cursor in einem Textfeld steht, werden bei automatische Prüfung alle Wörter, die nicht im Wörterbuch vorhanden sind, mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnet.
2. Eine manuelle Rechtschreibprüfung ist auch dann möglich, wenn die automatische Prüfung deaktiviert wurde.
3. Öffnen Sie dafür das Textdokument (Brief, E-Mail), das Sie prüfen möchten, und setzen Sie den Cursor mit Linksklick in das Dokument oder Textfeld.
   Hinweis: In der Vorschau oder in der HTML-Ansicht ist die Rechtschreibprüfung nicht möglich.
4. Drücken Sie F7.
5. Im Dialogfenster werden nacheinander die Wörter angezeigt, die nicht im verknüpften Wörterbuch vorhanden sind.
   1. Wenn das Wort richtig ist, klicken Sie auf Lernen, um das Wort zum Wörterbuch hinzuzufügen.
   2. Wenn das Wort falsch ist, wählen Sie mit Doppelklick eine der vorgeschlagenen Korrekturen aus oder geben Sie eine eigene ein und und klicken Sie Ersetzen oder Immer ersetzen.
6. Speichern Sie das Dokument oder den Datensatz.

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Öffnen Sie ein separates Anschreiben

Bei Angeboten, Verträgen oder besonderen Vereinbarungen kann ein zusätzliches E-Mail Anschreiben erstellt und der (Vorlagen-)Text als PDF-Dokument angehängt werden.

1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der E-Mail auf .
2. Wenn Sie die Möglichkeit Neues Anschreiben wählen, wird der auf dem Reiter Text enthaltene Brief ausschliesslich als Anhang gesendet. Wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste das gewünschte Format (PDF, HTML, RTF) für den Anhang.
3. Wählen Sie für das  Anschreiben eine vorhandene Textvorlage  oder geben Sie einen individuellen Text ein.
4. Wenn Sie auf Nachfrage Kopieren wählen, wird der der Text sowohl als E-Mail, als auch im Anhang verwendet.
5. Wenn Sie Verschieben wählen, wird der bereits geschriebene Text in die E-Mail verschoben, aber nicht als Anhang verwendet.
6. Senden Sie die E-Mail über in der oberen horizontalen Werkzeugleiste.

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Fügen Sie Bilder ein

Fügen Sie Bilder aus verschiedenen Quellen ein. Wählen Sie hierfür Bild in den Textverlauf einfügen oder  Bild auf Seite einfügen.

1. Um extern gespeicherte Bilder einzufügen, wählen Sie Bild einfügen > aus Datei. Es öffnet sich das Explorerfenster Ihres Computers zur Auswahl einer Bilddatei.
2. Um Bilder aus der Zwischenablage einzufügen, wählen Sie Bild einfügen >  Zwischenablage.
3. Um Bilder einer angeschlossenen Kamera einzufügen, wählen Sie Bild einfügen > Integrated Camera.
4. Um Bilder einzufügen, die einem Bp Event-Datensatz hinterlegt sind, wählen Sie Bild einfügen und den Ablageort des Bildes.
5. Um die Auflösung der eingefügten Bilder für den Druck oder die Ablage zu verkleinern, gehen Sie auf Bild optimieren.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

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Fügen Sie Datenbankbezüge ein

Alle Daten in Ihrer Bp Event-Datenbank können in Brieftexte eingefügt werden. Welche Bezüge konkret zur Verfügung stehen hängt davon ab, mit welchen anderen Datensätzen (Adresse, Veranstaltung) der Brief schon verknüpft ist.

1. Um bereits existierende Daten aus der Datenbank in den Text einzufügen, wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Textfensters Datenbankbezüge einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Auflistung von festen und berechnteten Feldern oder alle verfügbaren Datenbankbezüge.
3. Fügen Sie über  fest programmierte und automatisch berechnete Felder ein. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich, mehrere Felder derselben Tabelle müssen einzeln über Linksklick eingefügt werden.
4. Wählen Sie aus der Auswahlliste aller Felder einzelne Datenbankbezüge mit gedrückter Strg-Taste und bestätigen Sie mit  Übernehmen.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Wenn die Datenbankeinträge, auf die im Brief Bezug genomen wird, geändert werden, hat dies auch Auswirkungen auf den Brief. Entscheiden Sie bewußt, ob und wann Sie Änderungen in Ihre Briefe übernehmen möchten.

1. Um Bezüge beim Öffnen des Briefes zu aktualisieren, aktivieren Sie recht oben im Fenster Bezüge immer aktuell.
   Bsp.: Ein Brief wird vorbereitet, aber noch nicht verschickt. Zwischenzeitlich wird eine Telefonnummer in den Stammdaten geändert. Wenn der Brief zum Drucken erneut geöffnet wird, erscheint die neue Nummer.
2. Um Bezüge zu lösen und den einmal eingefügten Wert zu behalten, nehmen Sie mit Linksklick das Häkchen aus dem Feld Bezüge immer aktuell.
   Bsp.: Ein Brief mit einem Angebot wird verschickt. Die angebotenen Preise sollen auch dann noch erscheinen, wenn die Stammdatenpreise zwischenzeitlich geändert wurden.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Hinweis: Lösen Sie unbedingt vor Senden des Briefes die Bezüge, um eine nachträgliche Verfälschung der Dokumente zu vermeiden.

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Schreiben Sie eine E-Mail aus einem anderen Datensatz

Aus einer vorhandenen Adresse oder  Veranstaltung heraus können direkt E-Mails gesendet werden. Als Empfänger wird automatisch die gewählte Adresse bzw. die Veranstalteradresse vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann aber überschrieben und geändert werden.

Schreiben Sie eine E-Mail aus einer Adresse

1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Adresse auf > Brief / E-Mail und wählen Sie die Adresse oder den Ansprechpartner.
2. Wählen Sie einen leeren  Brief / E-Mail oder eine  Briefvorlage.
3. Sobald Sie die E-Mail speichern, wird sie bei der Empfängeradresse abgelegt.
4. Senden Sie die E-Mail über .

Schreiben Sie eine E-Mail aus einer Veranstaltung.

1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung auf > Brief / E-Mail.
2. Wählen Sie einen leeren  neuen Brief / E-Mail oder den Veranstalter.
3. Wählen Sie einen leeren  neuen Brief / E-Mail oder eine  Briefvorlage.
4. Sobald Sie die E-Mail speichern, wird sie bei der Veranstaltung und der Empfängeradresse abgelegt.
5. Senden Sie die E-Mail über .

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