Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?

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Geschrieben von Sylke Helbing

Hauptkategorie: Veranstaltungen planen

Kategorie: Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?

Veröffentlicht: 29. Dezember 2015

Zuletzt aktualisiert: 26. Juli 2018

Zugriffe: 34116

Jede Veranstaltung muss ein Datum haben, damit sinnvolle Aussagen über die Verfügbarkeit von Räumen, Mitarbeitern und Ausrüstungsgegenständen gemacht werden können. Eine spätere Verschiebung ist möglich (vgl. Veranstaltung verschieben).

1. Geben Sie im obersten Teil des Veranstaltungsfensters direkt über das Eingabefenster oder mit Klick auf die Datumsauswahl ein Datum für den (ersten) Tag der Veranstaltung ein.
2. Für eine Mehrtagesveranstaltung* klicken Sie auf  neben der Datumsauswahl und wählen Sie Tag hinzufügen.
3. Geben Sie eine Uhrzeit für den Beginn der Veranstaltung ein, eine Zeitangabe für das Ende ist optional.

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Geschrieben von Sylke Helbing

Hauptkategorie: Veranstaltungen planen

Kategorie: Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?

Veröffentlicht: 29. Dezember 2015

Zuletzt aktualisiert: 31. Juli 2018

Zugriffe: 34347

Der Status von Veranstaltungen kann ausschlaggebend dafür sein, ob andere, überschneidende Aufträge oder Buchungen angenommen werden können oder nicht.

1. Wählen Sie rechts im obersten Teil des Veranstaltungsfensters aus der Auswahlliste den Status der Veranstaltung:
   
   Tendenz: Es gibt eine Kundenanfrage und ein unverbindliches Angebot
   
   Option: Es gibt eine Kundenanfrage und ein verbindliches Angebot
   
   Definitiv: Es gibt ein verbindliches Angebot und eine mündliche Zusage des Kunden
   
   Vertrag: Es gibt einen für beide Seiten verbindlichen Vertrag.
   
   Storno: Die Veranstaltung wurde vom Kunden abgesagt.
   
   Warteliste: Es gibt eine Kundenanfrage, aber die Durchführung kann wegen mangelnder Kapazitäten noch nicht zugesagt werden. Falls Kapazitäten frei werden, wird ein Angebot gemacht.
   
   Abgeschlossen: Die Veranstaltung wurde durchgeführt und abgerechnet.
   
   
2. Manche Statuseinstellungen müssen mit einem Statusdatum verbunden werden. Ab dem angegebenen Datum erscheint die Veranstaltung je nach Status im Kalender oder in der Wiedervorlage des Info Centers.

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Geschrieben von Sylke Helbing

Hauptkategorie: Veranstaltungen planen

Kategorie: Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?

Veröffentlicht: 29. Dezember 2015

Zuletzt aktualisiert: 31. Juli 2018

Zugriffe: 31054

Erste Anfragen für Veranstaltungen kommen oft lange im Voraus, ohne dass der tatsächliche Termin schon wirklich festliegt. Um ein Angebot machen zu können, muss aber eine Veranstaltung angelegt werden. Wenn Sie diese als „Entwurf“ ohne festes Datum speichern, erscheint sie in diesem frühen Planungsstadium weder in Auswertungen noch in der Raumbelegung, um die weitere Planung nicht zu verfälschen oder zu behindern. Das im Entwurf angegebene Datum dient nur als Referenz, um Preise bzw. Abläufe ermitteln zu können.

1. Legen Sie eine neue Veranstaltung mit Datum an.
2. Wählen Sie mit Linksklick auf die Datumsauswahl > Entwurf [Datum noch offen].
3. Das Datum wird gelb hinterlegt und die Veranstaltung als Entwurf gespeichert.
4. Entwürfe erscheinen nicht in der Raumbelegung, in Auswertungen oder in der Standardsuche. Suchen Sie Veranstaltungen ohne Datum über Veranstaltungen > Suchen > Veranstaltungsentwürfe.
5. Wenn das Datum der Veranstaltung feststeht, entfernen Sie den Status „Entwurf“ mit einem weiteren Linksklick auf  Datumsauswahl > Entwurf [Datum noch offen] und geben Sie das tatsächliche Datum ein.

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Geschrieben von Sylke Helbing

Hauptkategorie: Veranstaltungen planen

Kategorie: Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?

Veröffentlicht: 29. Dezember 2015

Zuletzt aktualisiert: 26. Juli 2018

Zugriffe: 33842

Jede Veranstaltung muss mit einem verantwortlichen Veranstalter verknüpft sein.

1. Um eine vorhandene Adresse auszuwählen, geben Sie den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens des Veranstalters im Eingabefeld ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
   Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Krogau, Krombach.
2. Um alle vorhandenen Adressen aufzurufen, die die eingegebene Buchstabenfolge enthalten, aber nicht damit beginnen, geben Sie *Name ein. Die Suche ist phonetisch, findet also auch gleichlautende, anders geschriebene Namen.
   Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
3. Wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
4. Um einen neuen Veranstalter in der Datenbank anzulegen, geben Sie den Namen ein und klicken Sie bei Nachfrage auf Neue Adresse anlegen (vgl. „Wie lege ich eine neue Adresse an?“).
5. Um eine Veranstaltung anzulegen, die nicht mit einer Adresse in der Datenbank verknüpft ist, geben Sie den Namen des Veranstalters ein und klicken Sie auf Name festhalten.
   Hinweis: Eine Veranstaltung, die nicht mit einer Adresse in der Datenbank verknüpft ist, kann nicht verrechnet werden.
6. Um die Person anzugeben, die tatsächlich im Verlauf der Veranstaltung zuständig sein wird, geben Sie den Namen unter Ansprechpartner vor Ort ein.
   Bsp.: Die Vorbereitungen zur Veranstaltung werden von Frau Meyer koordiniert, die aber vor Ort von ihrer Kollegin vertreten wird.

Tipp: Um von der Veranstaltung direkt zur Veranstalteradresse zu kommen, klicken Sie Adresse suchen vor dem Veranstalternamen. Es öffnet sich ein kleines Infofenster mit den Kontaktdaten. Klicken Sie oben links auf Öffnen, um direkt zur Adresse zu springen.