Wie verwende ich Reservierungslisten?
Legen Sie eine neue Reservierungsliste an
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- Geschrieben von Sylke Helbing
- Hauptkategorie: Veranstaltungen planen
- Kategorie: Wie verwende ich Reservierungslisten?
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Die Buchung von neuen Reservierungen in einer Öffentlichen Veranstaltung erfolgen über 
Reservierungslisten, die unter 
Bestellung angelegt werden.Ob die Reservierungen mit Eintrittskarten und Tischreservierungen verbunden sein sollen, legen Sie über die Reservierungsliste fest. Ausserdem stellen Sie ein, ob Buchungen nur über die Veranstaltung selbst oder auch über die 
Tischreservierung und/oder das 
Ticketing möglich sein sollen.
- Öffnen Sie mit Rechtsklick auf Bestellung eine Neue Reservierungsliste.
- Geben Sie der Liste einen aussagekräftigen Namen vor allem dann, wenn es mehrere Listen innerhalb einer Veranstaltung gibt.
- Wenn für die Veranstaltung nur Namen aufgenommen aber keine Eintrittskarten ausgegeben werden sollen, wählen Sie in der horizontalen Leiste über dem Eingabefenster Ohne Tickets.
- Wenn Tickets angeboten werden, wählen Sie aus derselben Auswahlliste die gewünschten Eintrittskarten aus. Die Liste ist nicht erweiterbar. Die Eintrittskarten werden zuvor als Ticketingartikel angelegt (vgl. „Legen Sie Eintrittskarten für öffentliche Veranstaltungen an.“)
- Um die Erstellung von Eintrittskarten zum Druck oder E-Mail-Versand zu aktivieren, wählen Sie in derselben Auswahlliste
Eintrittskarten. Nur wenn der Menüpunkt fettgedruckt erscheint, können später Eintrittskarten erstellt werden. - Um die Anzahl der verkauften und noch verfügbaren Tickets besser im Blick zu behalten, geben Sie minimale und maximale Personenzahlen an. Bei Überschreitung der maximalen Personenzahl wird vor einer Überbuchung gewarnt.
- Aktivieren Sie Platzvergabe, um direkt in der neuen Reservierung einen Tisch zuweisen zu können. Die Platzvergabe funktioniert nur, wenn dem gewünschten Raum in der Veranstaltung ein Tischplan mit Tischnummern zugewiesen ist.
- Aktivieren Sie
In Tisch-/Ticketreservierung anbieten, um auch den Mitarbeitern die Annahme von Reservierungen zu ermöglichen, die nur auf die Reservierungsübersichten Zugriff haben. In der Tischreservierung wird die Reservierungsliste nur angeboten, wenn zugleich die Platzvergabe aktiviert ist.
Legen Sie eine neue Reservierung an
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Für jede neue Gastbuchung legen Sie in der Reservierungsliste der Veranstaltung eine neue Reservierung an. Wenn die Liste entsprechend freigegeben ist, können Sie neue Reservierung auch über die 
Tischreservierung oder das Ticketing öffnen.
- Klicken Sie auf
Neu in der horizontalen Werkzeugleiste der gewünschten Reservierungsliste. - Geben Sie den Namen des Gastes und weitere Kontaktdaten an.
- Für Veranstaltungen ohne Tickets geben Sie die Personenzahl ein.
- Für Veranstaltungen mit Tickets ergibt sich die Anzahl der Personen aus der Anzahl der gebuchten Tickets und kann deshalb nicht frei eingegeben werden.
- Öffnen Sie unten rechts im Eingabefenster unter
Bestellung mit Linksklick auf die Tickets ein Auswahlfenster mit allen verfügbaren Tickets. - Geben Sie die jeweils benötigte Anzahl ein und bestätigen Sie mit Buchen.
- Wenn die Platzvergabe aktiv ist, weisen Sie direkt oder später Tische zu.
Drucken oder senden Sie Eintrittskarten
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- Geschrieben von Sylke Helbing
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Eintrittskarten für öffentliche Veranstaltungen können mit ID und QR-Code auf Wunsch platzgenau ausgedruckt oder über E-Mail verschickt werden.
- Aktivieren Sie für die gewünschte Veranstaltung die Option Eintrittskarten entweder in der Werkzeugleiste der Reservierungsliste über die Ticketauswahl oder im
Ticketingartikel auf dem Reiter Ticketing mit der Option Eintrittskarten verwenden. - Wenn die Platzvergabe aktiviert ist, weisen Sie erst die Tische bzw. Plätze zu, bevor Sie Eintrittskarten erstellen.
- Um Eintrittskarten für einzelne Reservierungen zu drucken, öffnen Sie die Reservierung und gehen Sie auf den Reiter Eintrittskarten.
- Wenn keine platzgenaue Verteilung der Gäste an den Tischen gewünscht ist, wählen Sie Neu > Alle Eintrittskarten anlegen.
- Um Tickets (Kind, Erwachsener) gezielt an einzelne Tische zu verteilen, wählen Sie in der Auswahlliste den gewünschten Tisch und die jeweils gewünschte Anzahl von Plätzen für Tickets einer Art.
Drucken oder 
mailen Sie die Tickets mit einer geeigneten Vorlage. Der Druckbefehl bezieht sich immer auf alle Eintrittskarten der Buchung.- Sobald die Karten gedruckt oder gesendet wurden, ändert sich der Status von "Neu" zu "Ausgestellt" und die Karten können nur noch storniert, nicht mehr gelöscht werden.
- Um Eintrittskarten für mehrere Buchungen auf einer Reservierungsliste auszudrucken, gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Liste auf
Verknüpfte Listen > Gästeliste. - Wählen Sie Aktionen auf der Liste > Fehlende Eintrittskarten erzeugen, dann Eintrittskarten ausdrucken bzw. per E-Mail versenden.
Hinweis: Wenn die Platzvergabe aktiviert ist, müssen erst alle Tische zugewiesen sein.