Wie schreibe ich Rechnungen für eine Veranstaltung?

Ändern Sie die Vorgangsdaten

Selbst wenn Sie Artikel aus Angeboten oder Bestellungen übernehmen, können Sie sowohl Preise als auch die Anzahl weiterhin ändern.

1. Geben Sie in der Spalte Anzahl (Anz.) den tatsächlichen Verbrauch ein.
2. Fügen Sie über  Neu in der horizontalen Werkzeugleiste Artikel hinzu, die im Angebot oder in der Bestellung nicht enthalten waren, oder entfernen Sie Artikel über  Löschen.
3. Ändern Sie nachträglich Artikelnamen oder Artikelpreise.
4. Geben Sie nachträglich Uhrzeiten für Artikel ein, die auf Stundenbasis berechnet werden.

- schließen

Fügen Sie Zwischensummen ein

In jeder Rechnung können automatisch oder manuell Trenntexte und Zwischensummen zur besseren Übersicht eingefügt werden.

1. Um in Gesamtrechnungen Vorgänge durch Texte und Zwischensummen zu trennen, bestätigen Sie beim Kopieren der Vorgänge die Nachfrage entsprechend.
2. Um eine einfache Zwischensumme einzufügen, markieren Sie mit Linksklick den Artikel, unter dem die Zwischensumme eingefügt werden soll und klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  >  > .
3. Um eine Zwischensumme einzufügen, die auch die Summer einer bereits vorhandenen Zwischensumme beinhaltet, wählen Sie .

- schließen

Erstellen Sie das Standardrechnungsdokument

Auf Basis der gebuchten Artikel wird mit Hilfe der verschiedenen Vorlagen das Rechnungsdokument erstellt. Je nach betrieblichen Anforderungen sind verschiedene Vorlagen für die Rechnung vorhanden (vgl. „Wie erstelle ich eine Rechnungsvorlage?“)

1. Klicken Sie in der Veranstaltungsnavigation unter dem Vorgang  Rechnung auf  Rechenblatt.
2. Um fortzufahren, bestätigen Sie die Meldung mit Speichern.
3. Bei der Rechnungserstellung wird einmalig automatisch oder manuell eine fortlaufende Rechnungsnummer erzeugt, die nicht mehr zurückgenommen werden kann.
4. Die Rechnung wird automatisch mit der Standardvorlage angezeigt.
5. Wählen Sie über Rechnungsvorlagen eine andere Vorlage oder stellen Sie die Änderungen über  Standard wiederherstellen zurück.

- schließen

Senden Sie Rechnungen als E-Mail oder Brief

Die Rechnung kann postalisch oder als E-Mail gesendet werden.

1. Drucken Sie die Rechnung über  in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorgangs.
2. Um über den Standarddrucker zu drucken, wählen Sie  Drucken.
3. Um die Rechnung im PDF-Format zu speichern, wählen Sie  > .
4. Um die Rechnung direkt als E-Mail-Anhang zu senden, wählen Sie  E-Mail. Es öffnet sich eine E-Mail mit der Rechnungsadresse und Verknüpfungen zu der gewählten Veranstaltung und dem aktuellen Vorgang.
5. Wählen Sie auf Nachfrage zwischen einem Kundenausdruck mit Rechnungsausgangsdatum oder einem undatierten Probedruck.
   Hinweis: Das Rechnungsausgangsdatum ist entscheidend für die Auslösung des Mahnlaufs.

- schließen

Legen Sie eine Akontorechnung an

Schon vor Abschluss einer Veranstaltung können Akonto-Rechnungen angelegt werden, wenn Anzahlungen bzw. Vorauszahlungen des Kunden zu verbuchen sind.

1. Legen Sie einen Artikel „Abschlagszahlung“ (o.ä.) ohne Preis oder andere Angaben mit der Artikelgruppe „Sonstiges“ an.
2. Öffnen Sie mit Doppelklick auf  Rechnung einen neuen Rechnungsvorgang.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neuen Vorgang und wählen Sie die Option  Akonto-Rechnung.
4. Buchen Sie über  den Artikel „Abschlagszahlung“ und geben Sie die Höhe des Abschlags als Preis mit der Anzahl „1“ ein.
5. Speichern Sie über  oben links in der horizontalen Werkzeugleiste.

- schließen

Erstellen Sie das Akontorrechnungsdokument

Für den gebuchten Artikel wird mit Hilfe einer Vorlage das Rechnungsdokument erstellt. Je nach betrieblichen Anforderungen sind verschiedene Vorlagen für die Rechnung vorhanden (vgl. „Wie erstelle ich eine Rechnungsvorlage?“)

1. Klicken Sie in der seitlichen Navigation unter dem Vorgang  Rechnung auf  Rechenblatt.
2. Um fortzufahren, bestätigen Sie die Meldung mit Speichern.
3. Bei der Rechnungserstellung wird einmalig automatisch oder manuell eine fortlaufende Rechnungsnummer erzeugt, die nicht mehr zurückgenommen werden kann.
4. Wählen Sie über Rechnungsvorlagen eine Akonto-Rechnungsvorlage.

- schließen

Weisen Sie die Akontorechnung einer Endrechnung zu

Weisen Sie Abschlagsrechnungen nach Beendigung der Veranstaltung einer endgültigen Rechnung (Standard- oder Sammelrechnung) zu, um die Abschlagszahlung von der Rechnungssumme abzuziehen.

1. Verbuchen Sie unbedingt den Eingang von Zahlungen, bevor Sie die Akonto-Rechnung einer Endrechnung zuweisen (vgl. „Wie verbuche ich einen Zahlungseingang?“).
2. Weisen Sie mit Rechtsklick auf die Endrechnung  Offene Akonto-Rechnung zu.
3. Wenn mehrere offene Akonto-Rechnungen vorhanden sind, können nur alle zusammen einer Endrechnung zugewiesen werden.
4. Die Akonto-Rechnung wird der Rechnung zugewiesen und in deren Ordner verschoben. Bereits eingegangene Zahlungen werden in den Zahlungseingang der Endrechnung verschoben.
5. Lösen Sie fehlerhafte Zuweisungen mit Rechtsklick auf die gewünschte Akonto-Rechnung >  Akonto-Zuweisung lösen.

- schließen

Erstellen sie die Endrechnung abzüglich der Akontozahlung

Je nach betrieblichen Anforderungen sind verschiedene Vorlagen für die Rechnung vorhanden.

1. Gehen Sie in der Veranstaltungsnavigation im Vorgang  Rechnung auf  Rechenblatt.
2. Um fortzufahren, bestätigen Sie die Meldung mit Speichern.
3. Bei der Rechnungserstellung wird einmalig automatisch oder manuell eine fortlaufende Rechnungsnummer erzeugt, die nicht mehr zurückgenommen werden kann.
4. Wählen Sie über  Rechnungsvorlagen eine Vorlage für „Rechnung abzüglich Akonto“.
5. Die Rechnung wird erstellt und die Abschlagszahlungen von der Rechnungssumme abgezogen.

- schließen

Senden Sie die Endrechnung

Die Rechnung kann postalisch oder als E-Mail gesendet werden.

1. Drucken Sie die Rechnung über   in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorgangs.
2. Um über den Standarddrucker zu drucken, wählen Sie  Drucken.
3. Um die Rechnung im PDF-Format zu speichern, wählen Sie  > .
4. Um die Rechnung direkt als E-Mail-Anhang zu senden, wählen Sie E-Mail. Es öffnet sich eine E-Mail mit der Rechnungsadresse und Verknüpfungen zu der gewählten Veranstaltung und dem aktuellen Vorgang.
5. Wählen Sie auf Nachfrage zwischen einem Kundenausdruck mit Rechnungsausgangsdatum oder einem undatierten Probedruck.

- schließen

Erstellen Sie eine Gutschrift zu einer Rechnung

Je nach betrieblicher Anforderung sind nach Zuweisung der Rechnungsnummer Änderungen des Vorganges und des Rechenblattes nicht mehr möglich. Mit einer Gutschrift (Korrektur- oder Stornorechnung) werden fehlerhafte Rechnungen korrigiert.

1. Gehen Sie mit Rechtsklick auf den fehlerhaften Rechnungsvorgang und wählen Sie  Gutschrift anlegen.
2. Bestätigen Sie den Namensvorschlag des neuen Vorgangs oder geben Sie einen anderen Namen an, der den Bezug zu der Originalrechnung klarstellt.
3. Klicken Sie auf  Rechenblatt und bestätigen die Meldung mit Speichern.
4. Bei der Gutschrifterstellung wird einmalig automatisch oder manuell eine fortlaufende Nummer erzeugt, die nicht mehr zurückgenommen werden kann.
5. Wählen Sie über  Rechnungsvorlagen eine Vorlage für „Gutschrift“.
6. In der Gutschrift wird der Rechnungsbetrag ins Minus gesetzt, um den Umsatz wieder auszugleichen.

- schließen

Öffnen Sie einen neuen Vorgang für eine Sammelrechnung

Legen Sie einen Standardrechnungsvorgang an, und wandeln Sie ihn dann in eine Sammelrechnung um.

1. Öffnen Sie die Veranstaltung, in der die Sammelrechnung erstellt werden soll.
   Beispiel: die letzte Veranstaltung Ihres Kunden in diesem Monat
2. Legen Sie einen neuen Rechnungsvorgang an.
   Hinweis: In diesen Rechnungsvorgang dürfen keine Artikel direkt eingefügt werden.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vorgang und wählen Sie den Rechnungstyp  Sammelrechnung.
4. Speichern Sie auf Nachfrage die Veranstaltung.
5. Das Eingabefenster der Sammelrechnung öffnet sich. Im unteren Teil des Fensters können der Sammelrechnung Teilrechnungen hinzugefügt werden.

- schließen

Weisen Sie der Sammelrechnung Teilrechnungen zu

Jede Standardrechnung, die noch keine Rechnungsnummer hat, und weder abgelehnt noch abgeschlossen wurde, kann einer Sammelrechnung zugewiesen werden. Alle Teilrechnungen müssen aber dieselbe Rechnungsadresse und Kostenstelle haben, und zu demselben Betrieb* gehören.

1. Schließen Sie alle Veranstaltungen, die Teilrechnungen enthalten.
2. Fügen Sie über  in der Werkzeugleiste der Liste von Teilrechnungen neue Rechnungen zu der Sammelrechnung hinzu.
3. Wählen Sie Rechnungen aus der aktuellen Veranstaltung mit  > Linksklick auf die Auswahlliste. In der Auswahlliste werden alle Rechnungen derselben Veranstaltung angezeigt, die den Voraussetzungen entsprechen.
4. Wählen Sie eine Rechnung aus einer anderen Veranstaltungen über  > Teilrechnung suchen mit Linksklick auf die Liste die vorgeschlagenen Teilrechnungen. In der Auswahlliste werden alle Rechnungen anderer Veranstaltungen angezeigt, die den Voraussetzungen entsprechen.
5. Wählen Sie mehrere Rechnungen aus anderen Veranstaltungen durch Markieren mit gedrückter Strg-Taste und  Übernehmen.
6. Um die Reihenfolge der Rechnungen zu ändern, klicken Sie mit der Maus in die gewünschte Rechnung und verschieben Sie sie mit gedrückter Alt-Taste und linker Maustaste.

- schließen

Ändern Sie die Sammelrechnung vor der Übertragung der Artikel

Solange die Rechnungsartikel noch nicht an die Sammelrechnung übertragen sind, können sowohl die Sammelrechnung als auch die Teilrechnungen geändert werden.

1. Um Teilrechnungen noch zu ändern, wählen Sie die Rechnung in der Liste aus und klicken Sie auf  Bearbeiten. Alternativ öffnen Sie die Teilrechnungen weiterhin direkt über die seitliche Navigationsleiste.
2. Um falsch zugewiesene Teilrechnungen aus der Sammelrechnung zu entfernen, wählen Sie die Rechnung in der Liste aus und klicken Sie auf  Löschen.
3. Um später angelegte Rechnungen als Teilrechnungen zuzuweisen, machen Sie einen Rechtsklick auf die gewünschte Rechnung und wählen Sie  Einer Sammelrechnung zuweisen.
4. Wählen Sie Sammelrechnungen aus der aktuellen Veranstaltung mit  > Linksklick auf die Auswahlliste. In der Auswahlliste werden die Sammelrechnungen derselben Veranstaltung angezeigt, die noch nicht geschlossen sind.
5. Wählen Sie eine Sammelrechnung aus einer anderen Veranstaltungen über  >  Sammelrechnung suchen mit Linksklick auf die Liste die vorgeschlagenen Sammelrechnungen. In der Auswahlliste werden die Sammelrechnungen anderer Veranstaltungen angezeigt, die zu demselben Rechnungsempfänger, Kostenstelle und Betrieb gehören, aber noch nicht geschlossen sind. Außerdem muss die zugehörige Veranstaltung geschlossen sein.
6. Bestätigen Sie die Meldung mit Speichern, um die Teilrechnung zuzuweisen.

- schließen

Übertragen Sie die Rechnungsartikel an die Sammelrechnung

Wenn die Artikel der Teilrechnungen auf die Sammelrechnung übertragen worden sind, sind Änderungen nur noch in der Sammelrechnung möglich. Die Übertragung ist nicht rückgängig zu machen.

1. Wenn Sie alle Teilrechnungen hinzugefügt und auf Richtigkeit überprüft haben, klicken Sie auf Sammelrechnung schließen oben links im Eingabefenster und bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage.
2. Das Eingabefenster der Sammelrechnung öffnet sich mit allen Artikeln aus den Teilrechnungen, tagesgenau aufgeteilt nach den ursprünglichen Teilrechnungen.
3. Bearbeiten Sie die Rechnung wie gewohnt und fügen Sie auf Wunsch auch neue Artikel ein (vgl. „Wie erstelle ich eine Rechnung?“).
4. Drucken Sie die Rechnung mit Rechnungsnummer und Vorlage wie gewohnt (vgl. „Wie erstelle ich eine Rechnung?“).

Sehen Sie sich unsere Schulungsvideos zum Thema Rechnung bis Mahnung auf Youtube an.

- schließen