Wie lege ich einen neuen Einzelartikel an?

Geben Sie einen Namen für den Artikel ein

1. Geben Sie den Artikelnamen im Feld Name ein.
   Hinweis: Legen Sie einen Betriebsstandard für Artikelnamen fest, um die Suche und Auswertung zu erleichtern.
   Bsp.: Orangensaft und Apfelsaft oder Saft, Orange und Saft, Apfel?
   
2. Klicken Sie auf  Dublettensuche, um eine Liste aller gleichlautenden, schon vorhandenen Namen angezeigt zu bekommen.
3. Wenn der Name bereits vorhanden ist, wählen Sie die Adresse mit Doppelklick oder Übernehmen.
4. Wenn der Name wirklich neu ist, schließen Sie das Auswahlfenster über  oben rechts im Ergebnisfenster oder über die Esc-Taste und fahren Sie mit der Neuanlage fort.
   
   Mehr zum Artikelnamen
   

   Name (Pflichtfeld)

   Verwendung: interner Suchbegriff

   Der Artikelname erscheint in keiner Korrespondenz.

   Die Zeichenanzahl ist beschränkt auf 60 Zeichen.

   Eindeutige Benennung und Vermeidung von Sonderzeichen beachten.

   Information zu Gebinde und Einheit bei unterschiedlichen Verkaufsmengen beachten.
   Beispiel:
   - Coca Cola 0,2 l
   - Coca Cola Fl. 0,2 l Kiste 12 FL
   - Servicekraft Std
   - Hostess pauschal
   - Buffet pro Person

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Weisen Sie eine Artikelgruppe zu

Die Artikelgruppe ist entscheidend für die spätere Suche nach Artikeln und hat Auswirkungen auf die Bestandsverwaltung, den Einkauf und die Dienstplanung. Wählen Sie die Artikelgruppe daher mit Überlegung aus.

1. Wählen Sie die Artikelgruppe und Untergruppe aus dem Aufklappmenü. Die hier erscheinenden Gruppen werden in Abstimmung mit Ihrem Bp Event-Betreuer bei der Einrichtung der Software festgelegt. Wählen Sie:
   • Speisen oder Getränke für Verkaufsartikel
   • Equipment oder Technik für Bestandsartikel
   • Personal für Personalrollen oder Mitarbeiter
   • Ticketing für Tickets und öffentliche Veranstaltungen
   • Produktionsartikel für Artikel, die im Betrieb hergestellt aber nicht direkt verkauft werden
   • Einkaufsartikel für reine Zutaten, die nicht direkt verkauft werden
   • Sonstiges für alle anderen Leistungen oder reine Texte.
2. Für weitere optionale Gruppierungen von Artikeln stehen Ihnen die Felder Sparte und Code zur Verfügung, die über erweiterbare Auswahllisten eingegeben werden können.
   
   Mehr zu Artikelgruppe, Sparte und Code
   

   Gruppe (Pflichtfeld)

   Verwendung: Die Artikelgruppe steuert das Erscheinen des Artikels in der Korrespondenz mit dem Kunden (Angebot, Vertrag, Rechnung, Menükarte usw.), den internen Arbeitsanweisungen und Auswertungen.
   Berechtigt den Artikel für Komponenten.
   Hinweis: Änderungen und Erweiterungen mit Ihrem Bp Event Betreuer absprechen.

   Sparte

   Verwendung: Strukturierung der Artikel, Suchfunktion
   Kurze und eindeutige Benennung beachten.
   Die Auswahlliste kann jederzeit ergänzt werden.
   Beispiel: Fisch, Geflügel, Kalb, Rotwein, Weißwein
   Als ergänzende Information kann auch der Code verwendet werden.

   Code

   Verwendung: Strukturierung der Artikel, Suchfunktion
   Kurze und eindeutige Benennung beachten.
   Die Auswahlliste kann jederzeit ergänzt werden.
   Als ergänzende Information.
   Beispiel: vegetarisch, vegan, bio

   
   

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Speichern Sie Bilder des Artikels

Kunden gewinnen durch aussagekräftige Bilder einen besseren Eindruck von dem, was sie erwarten können, während neue Mitarbeiter mit Hilfe einer Illustration leichter vorgegebene Standards für Produkte erfüllen können.

1. Bewegen Sie die Maus auf das Bilderfenster oben rechts auf dem Basisreiter des Artikels.
2. Klicken Sie auf  Neuanlage in der unteren rechten Ecke des Bildfensters, um ein Bild hinzuzufügen.
3. Wählen Sie die Option Aus Datei, um ein extern gespeichertes Bild einzufügen.
4. Wählen Sie  Zwischenablage, um ein Bild einzufügen, das Sie zuvor über Kopieren  (Strg+C) in Ihre Zwischenablage gespeichert haben.
5.  Speichern Sie oben links im Eingabefenster.

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Optimieren Sie die Größe und Auflösung des Bildes

Die Größe des Bildes im Verhältnis zur Auflösung ist ausschlaggebend für die Bildqualität und die benötigte Speicherkapazität. Je höher die Auflösung (Bsp. 300 dpi) desto besser die Bildqualität und desto höher der benötigte Speicherbedarf. Das Feld Info zeigt Ihnen die aktuelle Größe des Bildes in Punkten und die Größe der Datei in kB.

1. Öffnen Sie Bild optimieren und geben Sie die gewünschte Auflösung ein. Die Vorschlagswerte für Fotodruck (300dpi), Standarddruck (150dpi) und Bildschirm (96dpi) sind überschreibbar.
2.  Schneiden Sie das Bild passend zu,  drehen oder  spiegeln Sie es bei Bedarf.
3. Aktivieren Sie Auflösung beibehalten, um bei Größenänderungen die Originalauflösung zu bewahren. Eine Verkleinerung verbessert die Bildqualität.
4. Die Option  Proportionen beibehalten ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie sie, um das Längen- und Breitenverhältnis des Originals zu ändern.
5. Passen Sie Breite und Höhe des Bildes in cm an.
6. Machen Sie über Undo Änderungen schrittweise rückgängig.
7.  Übernehmen Sie die Änderungen.

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Legen Sie Verkaufseinheiten, Abgabeeinheiten und Rücknahme fest

Legen Sie fest, in welchen Einheiten der Artikel verkauft und abgegeben werden darf, und ob eine Vollgutrücknahme (Kommissionsverkauf) erlaubt sein soll.

1. Die Verkaufseinheit gibt das Gebinde und eine Inhaltseinheit an.
   Bsp.: Flasche à 0,75 Liter
2. Als Abgabeeinheit kann eine größere Verpackung mit mehreren Verkaufseinheiten angegeben werden.
   Bsp.: Abgabe in Kisten à 6 Flaschen
3. Aktivieren Sie Abgabemenge verbindlich, um die Abgabe in kleineren Mengen als angegeben zu unterbinden.
4. Aktivieren Sie über ein Häkchen die Vollgutrücknahme*, wenn Sie Ware auf Kommission verkaufen und ggf. zurücknehmen.
5. Klicken Sie oben links im Artikelfenster auf , um die Änderungen zu speichern.

*Modul Retouren

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Legen Sie Stammpreise und Preisschienen fest

Geben Sie unten links im Fenster Stammpreise, Mehrwertsteuersätze und Abrechnungsinformationen ein. Für jeden einzelnen Artikel können Sie mehrere Preisschienen festlegen.

1. Wählen Sie im Kopf des Fensters Preisgestaltung aus der Aufklappliste eine Bezeichnung für die neue Preisschiene. Alle Angaben, die Sie nun in dem Eingabefenster sehen, beziehen sich auf diese gewählte Preisschiene.
2. Geben Sie ein Datum ein, ab dem die Preisschiene gültig sein soll. Über das Gültigkeitsdatum lassen sich saisonale Preisunterschiede einkalkulieren.
3. Wenn der Artikel Komponenten enthält und Sie den Preis automatisch aus den Bestandteilen berechnen lassen möchten, aktivieren Sie das Kästchen Preis aus Komponenten.
4. Geben Sie einen passenden Mehrwertsteuersatz ein.
5. Wenn Sie für Ihr Kassensystem PLU-Codes verwenden, geben Sie hier den entsprechenden Code ein. Dieser Code bezieht sich ausschließlich auf den Artikel zur eingestellten Preisschiene.
6. Klicken Sie oben links im Artikelfenster auf , um die Änderungen zu speichern.

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Geben Sie einen Zeitbezug ein

Für manche Artikel kann, für Bestands-* und Personalartikel* muss ein Zeitbezug angegeben werden. Der Zeitbezug wirkt sich auch auf die Abrechnung aus.

1. Um einen Artikel entweder stundenweise oder pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug optional. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich aber nicht verpflichtend. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
   Beispiel: Beamer
2. Um einen Artikel immer pro Stunde zu buchen, wählen Sie Zeitbezug zwingend. Die Zeiten der Veranstaltung oder des Vorganges sind automatisch vorbelegt, können aber manuell geändert werden. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
   Beispiel: Servicekraft pro Stunde
3. Um einen Artikel immer pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug pauschal. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich, aber nicht verpflichtend. Die Anzahl der gebuchten Stunden dient nur der Bestandsprüfung und wirkt sich nicht auf den Preis aus.
   Beispiel: Die Hostess wird dem Kunden pauschal mit € 280,00 pro Tag in Rechnung gestellt. Die tatsächliche Arbeitszeit in Stunden wird lediglich als Information angegeben.

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Geben Sie weitere Texte für Kunden und Mitarbeiter ein

Neben den Pflichtfeldern gibt es weitere Textfelder, die auf verschiedenen Ausdrucken erscheinen. Sie werden sowohl für die Kommunikation mit dem Kunden als auch für interne Informationen verwendet und bieten die Möglichkeit, unterschiedlich lange und detaillierte Artikelbeschreibungen einzugeben. Wenn die Felder nicht gefüllt werden, wird beim Speichern automatisch der Artikelname übernommen.

Das Feld Langbezeichnung wird in Rechnungen und internen Veranstaltungsblättern verwendet. Geben Sie hier eine kurze und prägnante Artikelbeschreibung ein.
Mehr zur Langbezeichnung

Der Artikeltext ergänzt die Informationen der Langbezeichnung auf internen Veranstaltungsblättern und Speisekarten.

Der Angebotstext wird für Angebote und Verträge verwendet. Geben Sie hier eine ausführliche Beschreibung ein.
Mehr zum Angebotstext

Der Menükartentext erscheint auf veranstaltungsspezifischen Menükarten, insbesondere Allergikerkarten, sowie regulären Speisekarten.

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Geben Sie Zusätze, Allergene, Inhaltsstoffe und Nährwerte an

Laut Lebensmittelinformations-Verordnung (LMIV) müssen Zusätze, Allergene und bestimmte Inhaltsstoffe von Speisen und Getränken kenntlich gemacht werden. Hinterlegen Sie die Inhaltsstoffe immer der untersten Artikelebene, d.h. bei Rezepturen im Einkaufsartikel oder bei Arrangements in den Komponentenartikeln, um die Informationen in die übergeordneten Ebenen zu übernehmen.

1. Gehen Sie in der linken Navigation des Artikels auf Zusätze / Details.
2. Aktivieren Sie mit einem Häkchen in der ersten Spalte die Inhaltsstoffe aus der Liste, die im Artikel vorhanden sind. Die Liste der hier angebotenen Stoffe wird über  Administration > Einstellungen > Artikel > Zusätze angelegt.
3. Geben Sie ggf. die im Artikel enthaltene Menge des Inhaltsstoffes oder Nährwertes ein. Referenzwert ist die angegebene Verkaufseinheit. Ob Mengenangaben überhaupt möglich sind, wird bei Anlegen des Inhaltsstoffes unter  Einstellungen > Artikel > Zusätze festgelegt.
4. Für Komponentenartikel übernehmen Sie mit Klick auf Zusätze aus Komponenten alle bereits eingegebenen Inhaltsstoffe und Nährwerte, eine manuelle Eingabe ist dann nicht mehr möglich.
5. Wählen Sie nur die Inhaltsstoffe über Zusätze aus Komponenten  , wenn sich die Nährwerte durch die Weiterverarbeitung verändern.
6. Wenn bereits Lieferantenartikel mit Angaben zu Inhaltsstoffen verknüpft sind, klicken Sie in der Kopfzeile auf Zusätze aus Lieferanten, um diese zu übernehmen. Eine manuelle Eingabe ist dann nicht mehr möglich.
7. Speichern Sie über  oben links.

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Deklarieren Sie Inhaltsstoffe in Menükarten und Speisekarten

Der Menükartentext wird insbesondere bei Komponentenartikeln wie Menüs oder Büffets üblicherweise zur Deklaration von Allergenen und Zusatzstoffen verwendet. Fügen Sie dazu den Text über die entsprechenden Vorlagen in die Allergikerkarten ein.

1. Vergrößern Sie das Textfeld Menükartentext über  Eingabefeld vergrößern und Optionen erweitern.
2. Geben Sie den Menükartentext ein.
3. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Text und klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Eingabefensters auf Inhaltsstoff.
4. Wählen Sie den gewünschten Artikel, dessen Inhaltsstoffe aufgeführt werden sollen.
5. Die Inhaltsstoffe werden im Text als Kürzel eingefügt. Die Kürzel werden unter Administration > Einstellungen > Artikel > Zusätze angelegt
   Bsp.: <dec>8088</dec>
6. Markieren Sie den Text und formatieren Sie auf Wunsch als hochgestellt.
7. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK unten rechts.

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Übernehmen Sie Texte und Inhaltsstoffe aus den Komponenten

Für Artikel mit Komponenten können die Inhaltsstoffe für jede einzelne Komponente oder für den gesamten Artikel eingefügt werden. Wenn die Komponenten schon Menükartentexte enthalten, übernehmen Sie diese mit Linksklick auf Texte übernehmen und Inhaltsstoffe ausweisen.

1. Geben Sie den Menükartentext ein.
2. Vergrößern Sie das Textfeld Menükartentext über  Eingabefeld vergrößern und Optionen erweitern.
3. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Text und klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Eingabefensters auf Inhaltsstoff.
4. Bei mehreren Komponenten wählen Sie aus, welche Inhaltsstoffe an welcher Stelle der Karte aufgeführt werden.
5. Die Inhaltsstoffe werden im Text als Kürzel eingefügt.
   Bsp.: <dec>8088</dec>
6. Markieren Sie den Text und formatieren Sie auf Wunsch als hochgestellt.
7. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK unten rechts.

* Kalkulation, Artikeldetails und Rezepturen

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Legen Sie Pfandartikel für Leergut an

Die Rückgabe von Leergut, für das vom Lieferanten Pfand erhoben wird, kann durch die Erhebung eines Pfandes vom Kunden abgesichert werden. Der Pfandbetrag ist im Verkaufspreis enthalten und wird nach Rückgabe des Leerguts vom Preis abgezogen.
Bsp.: Getränkekisten oder -flaschen

1. Legen Sie die Verpackung als Artikel an.
   Bsp: Flasche à 0,2 Liter, Rahmen für 12 Flaschen
   
2. Gehen Sie auf dem Reiter  Basis in der oberen Mitte des Fensters zum Eingabefeld Pfandartikel.
3. Wählen Sie für einen einfachen Artikel Artikel selbst wird zurückgegeben.
   Bsp.: Flasche à 0,2 Liter
   
4. Wählen Sie unten links unter Preisgestaltung die Preisschiene RTOU (Retouren), um den Pfandbetrag anzugeben, der hinterlegt und nach Rückgabe verrechnet wird.
   Bsp.: Flasche à 0,2 Liter: RTOU 0,08 Euro
5. Wenn Bestandteile von zusammengesetzten Artikel einzeln zurückgegeben werden können, wählen Sie   aus Komponenten. Der Pfandbetrag wird in diesem Fall bei den Einzelartikeln eingetragen, die selber Pfandartikel sind.
   Bsp.: Kiste für 12 Flaschen à 0,2 Liter besteht aus einem Rahmen und 12 Einzelflaschen
   

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Weisen Sie einem Verbrauchsartikel eine Pfandverpackung zu

In manchen Verkaufsartikeln sind sowohl Verbrauchsartikel als auch Pfandverpackungen enthalten. Die Rückgabe der Verpackungen kann durch die Erhebung eines Pfandbetrages abgesichert werden. Der Pfandbetrag ist im Verkaufspreis enthalten und wird nach Rückgabe abgezogen.
Bsp.: Limonade in Pfandflaschen

1. Legen Sie den gewünschten Verbrauchsartikel an.
   Bsp: Orangenlimonade 0,75l mit Verkaufspreis pro Flasche
   
2. Gehen Sie auf dem Reiter  Basis in der oberen Mitte des Fensters zum Eingabefeld Pfandartikel.
3. Wählen Sie Pfandartikel > Auswählen .
4. Geben Sie die gewünschte Verpackung ein und  Übernehmen Sie diese aus der Liste der Suchergebnisse. Stellen Sie sicher, dass für die Verpackung in der Preisschiene Retoure (RET) ein Pfandbetrag hinterlegt ist.
   Bsp.: Flasche à 0,75l mit Pfandbetrag (RET) 0,25 Eur
   
5. Wenn Bestandteile von zusammengesetzten Artikel einzeln zurückgegeben werden können, wählen Sie  aus Komponenten. Der Pfandbetrag wird in diesem Fall bei den Einzelartikeln eingetragen, die selber Pfandartikel sind oder diese enthalten.
   Bsp.: Kiste mit 6 Flaschen à 0,75l enthält eine Kiste und sechs Flaschen
   

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Weisen Sie einem Verbrauchsartikel einen Bestandsartikel (Pfandartikel) zu

In manchen Verkaufsartikeln sind sowohl Verbrauchsartikel als auch Bestandsartikel enthalten. Die Rückgabe der Bestandsartikel, die für den zeitweiligen Gebrauch an Kunden ausgeliehen werden, kann durch die Erhebung eines Pfandbetrages abgesichert werden.
Bsp.: die gemischte Käseplatte wird auf einem grossen Olivenholzteller serviert

1. Legen Sie den gewünschten Verbrauchsartikel an.
   Bsp: gemischte Käseplatte mit Verkaufspreis pro Stück
   
2. Gehen Sie auf dem Reiter  Basis in der oberen Mitte des Fensters zum Eingabefeld Pfandartikel.
3. Wählen Sie Pfandartikel > Auswählen .
4. Geben Sie in die Suche den gewünschten Bestandsartikel ein und Übernehmen Sie ihn aus der Liste der Suchergebnisse. Stellen Sie sicher, dass für den Bestandsartikel Preise für die Preisschienen Retoure (RET) und Wiederbeschaffung (WB) hinterlegt sind.
   Bsp.: Olivenholzteller mit Pfandbetrag (RET) 5,00 und Wiederbeschaffungswert (WB) 25,00
5. Wählen Sie bei einem zusammengesetzten Artikel  aus Komponenten, wenn Bestandteile einzeln zurückgegeben werden können. Der Pfandbetrag wird in diesem Fall bei den Einzelartikeln eingetragen, die selber Pfandartikel sind oder diese enthalten.
   Bsp.: Büffet mit diversen Platten
   

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Legen Sie einen Buchungsvorschlag für einen Artikel an

Hinterlegen Sie Buchungsvorschläge, wenn ein Artikel häufig in Verbindung mit weiteren Artikeln angeboten wird.
Beispiel: Stehtisch + Husse weiß

1. Um einem Artikel bestimmte Buchungsvorschläge zu hinterlegen, wählen Sie in der linken Navigation des Artikels den Reiter Buchungsvorschlag.
2. Klicken Sie auf  Neu und geben Sie den Namen des Artikels bei Suchwörter ein.
   Alternativ nutzen Sie die Suche über die Artikelgruppe.
3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Artikel suchen.
4. Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg Taste + Linksklick und  Übernehmen die Auswahl.
5. Setzen Sie den Haken in der ersten Spalte, um einen Buchungsvorschlag standardmäßig zur Buchung in Vorgänge auszuwählen (Vorbelegung).
6. Speichern Sie die Eingabe über .

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Legen Sie die Ausstattung eines Artikels fest

Besteht ein Artikel aus mehreren Teilen, hinterlegen Sie dem Artikel die Ausstattung.
Beispiel: Flipchart + Papier

1. Klicken Sie in der linken Navigation des Artikels auf  Ausstattung.
2. Wählen Sie Neu und geben den Namen des Artikels bei Suchwörter ein.
   Alternativ nutzen Sie die Suche über die Artikelgruppe.
3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Artikel suchen.
4. Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg Taste und Linksklick und  Übernehmen die Auswahl.
5. Speichern Sie die Eingabe über .

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Legen Sie fremdsprachige Artikeltexte an

Speichern Sie direkt im Artikel fremdsprachige Texte ab, die für Kundenausdrucke in der jeweiligen Sprache zur Verfügung stehen (Modul Mehrsprachigkeit).

1. Nachdem Sie die deutschen Texte (Langbezeichnung, Artikeltext, Angebotstext, Menükartentext) eingegeben haben, wählen Sie eine neue Spracheinstellung im Bereich Für den Kunden.
2. Übernehmen Sie auf Nachfrage die Originaltexte als Übersetzungsvorlage, um eventuelle Formatierungen bzw. Angaben zu Inhaltsstoffen zu kopieren. Alternativ öffnen Sie ein leeres Eingabefeld.
3. Klicken Sie auf Übersetzung auswählen, um das eigene und evt. weitere verknüpfte Wörterbücher oder Maschinenübersetzungen zu öffnen. Der Originaltext erscheint im Feld Übersetzungstext.
4. Markieren Sie den ganzen Text oder einzelne Wörter mit gedrückter linker Maustaste, um ihn in das Feld Suchwörter zu übernehmen.
5. Wählen Sie, ob Sie Ergebnisse sehen wollen, die alle markierten Wörter enthalten, oder ob auch Ergebnisse gezeigt werden sollen, die wenigstens eines der markierten Wörter enthalten.
6. Über Nur eigenes Wörterbuch beschränken Sie die Ergebnisse auf die eigenen Übersetzungen.
7. Alle gefundenen Übersetzungen werden in der Ergebnisliste angezeigt. Ersetzen Sie den markierten Teil des Textes mit Doppelklick auf die gewünschte Übersetzung.

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