Datenexport nach MS Outlook - Konfiguration

Konfiguration

Benutzerberechtigungen

Ob ein Mitarbeiter die Synchronisation nach Outlook nutzen darf, legen Sie in seinem Benutzer fest. Diese Einstellung kann nur von dem BANKETTprofi-Benutzer Administrator in den Benutzerprofilen vorgenommen werden.

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Einstellung des Profils zur Synchronisation

Bevor Sie Ihre Daten in MS Outlook übertragen; müssen Sie ein entsprechendes Synchronisationsprofil erstellen. Dieses dient der genauen Auswahl der Daten die an Outlook übergeben werden sollen.

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Öffnen Sie unter Optionen Outlook Sync Profil das Einstellungsfenster.

img_export_nach_outlook_syncprofil_einstellungen

Unter Einstellungen definieren Sie, welche Informationen Sie aus den Bereichen des globalen Infocenters sowie der Adressdatenbank übertragen möchten..

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Mit der Auswahlliste bei Daten aus Info Center Sicht können benutzerabhängige Informationen aus der Info Center Ansicht ausgewählt werden. Es werden also nur die Informationen exportiert, die vorab mit den Filtern der Infocenter-Sicht abgebildet wurden.

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Die hinterlegte Auswahlliste im Synchronisationsprofil bezieht sich auf die angelegten Sichten des Info Centers.

HINWEIS:

Bleibt diese Auswahlliste ohne Eintrag, werden alle im Info Center enthaltenen Information in den Abgleich aufgenommen.



Adressdaten

Bei einem Export von Adressen können Sie eine Vorauswahl Ihrer gewünschten Adressen vornehmen. Sie möchten zum Beispiel nur einen Teil Ihres Adressbestandes aus dem BANKETTprofi an MS Outlook übertragen. Firmenadressen und Privatadressen sollen übertragen werden, jedoch alle anderen wie Lieferanten und Personal sollen dort nicht erscheinen.

img_export_nach_outlook_adressen_einschraenken

Um diese Einschränkung vorzunehmen, aktivieren Sie den Adressfilter und drücken den Button einschränken.

Es öffnet sich das Fenster der Adresssuche.

Legen Sie nun fest, welche Adressen aus Ihrer Adressdatenbank für den Export verwendet werden sollen.

Das Ergebnis Ihrer Adressauswahl wird in einer Ausgabeliste dargestellt:

img_export_nach_outlook_adressliste

Markieren Sie sich nun die Adressen, die aus dieser Liste exportiert werden sollen und bestätigen die Eingabe.

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In dem Textfeld wird diese Auswahl dargestellt.

HINWEIS:

BANKETTprofi-Adressen mit mehreren Ansprechpartnern werden in MS Outlook als einzelne Datensätze erfasst.

ACHTUNG:

Die Erweiterung einer bestehenden Adresseinschränkung ist nicht möglich. Möchten Sie Ihre Adresskriterien verändern, so löschen Sie die bestehende Einschränkung und legen eine neue an.

Mit dem anzeigen erhalten Sie die Adressliste, welche nach Ihren Einschränkungskriterien abgeglichen wird. Der Button löschen entfernt eine hinterlegte Einschränkung.